Aktindsigt i interne arbejdsdokumenter - styresignal

Vis printvenlig udgave
Dokumentets dato31 Jul 2015
Dato for udgivelse05 Aug 2015 07:42
SKM-nummerSKM2015.525.SKAT
MyndighedSKAT, Jura
Sagsnummer14-0685943
Dokument typeStyresignal
EmneordAktindsigt, interne arbejdsdokumenter, ekstraheringspligt, meroffentlighed
Resumé

Som følge af ændringen af den organisatoriske struktur i SKAT pr. 1. april 2013 præciseres retningslinjerne for behandling af anmodninger om aktindsigt i interne arbejdsdokumenter. Efter disse retningslinjer har parter altid ret til aktindsigt i interne arbejdsdokumenter, der udveksles mellem SKATs forretningsområder. Endvidere har parter altid ret til aktindsigt i interne arbejdsdokumenter, der udveksles mellem Juridisk Administration og Jura.

Reference(r)

Forvaltningslovens §§ 10, 12, 14 a og 14 b.

Offentlighedslovens §§ 14, 23, 24, 28 og 29.

Skatteforvaltningslovens § 1.

Bekendtgørelse nr. 1151 af 3. december 2012.

Henvisning

Den juridiske vejledning A.A.6.2.2.2.5

Den juridiske vejledning A.A.6.2.2.2.6


Ved bekendtgørelse nr. 1151 af 3. december 2012 blev Skatteministeriet fra 1. januar 2013 opdelt i Skatteministeriets departement og SKAT. De opgaver, der ved skatteforvaltningslovens § 1 er tillagt told- og skatteforvaltningen, varetages af SKAT.

Skatteministeriet omfatter pr. 1. januar 2014 et departement og tre styrelser - SKAT, Spillemyndigheden og Skatteankestyrelsen.

Den interne struktur i SKAT blev fastlagt med virkning fra 1. april 2013. SKAT er således organisatorisk opdelt i 6 forretningsområder (Indsats, Inddrivelse, Kundeservice, IT, Økonomi samt HR og Stab), der hver ledes af en direktør.

Nedenfor præciseres retningslinjerne for behandling af anmodninger om aktindsigt i interne arbejdsdokumenter, der er udvekslet internt i SKAT. 

Hvad er interne arbejdsdokumenter?

Interne arbejdsdokumenter er dokumenter, der er udarbejdet af en myndighed til eget brug, dvs. de er ikke afgivet til udenforstående. Det kan f.eks. være brevveksling - både på papir og e-mail - mellem forskellige enheder inden for samme myndighed.

Regelgrundlag.

Parters anmodning om aktindsigt i egen sag behandles efter forvaltningsloven. Øvrige anmodninger om aktindsigt, f.eks. fra pressen, behandles efter offentlighedsloven.

Samtidig med at den nye offentlighedslov trådte i kraft den 1. januar 2014, blev reglerne i forvaltningsloven ændret.

Af forvaltningslovens § 12, stk. 1 fremgår, at retten til aktindsigt ikke omfatter en myndigheds interne arbejdsdokumenter. Tilsvarende fremgår af offentlighedslovens § 23, stk. 1, nr. 1.

Behandling af anmodninger om aktindsigt i interne arbejdsdokumenter, der udveksles internt i SKAT.

Parter - partsaktindsigt (forvaltningsloven)

Selvom interne arbejdsdokumenter er undtaget fra aktindsigt efter forvaltningslovens almindelige regler, giver SKAT parter "meraktindsigt" i dokumenter, der udveksles mellem to forretningsområder i SKAT. SKAT giver endvidere "meraktindsigt" i dokumenter, der udveksles mellem Juridisk Administration og Jura, som hører under samme forretningsområde, HR og Stab. Det sker som følge af bemærkningerne til skatteforvaltningsloven. Meraktindsigt er, når der gives aktindsigt efter reglerne om meroffentlighed, selvom den pågældende sag, eller de pågældende dokumenter eller oplysninger efter lovens almindelige regler kan undtages fra aktindsigt. Hvis der for eksempel udveksles interne dokumenter mellem Inddrivelse og Indsats, skal der gives meraktindsigt i disse.

Bortset fra interne dokumenter, der udveksles mellem Juridisk Administration og Jura, anses interne dokumenter, der udveksles inden for ét forretningsområde (f.eks. Indsats) for interne dokumenter, som er undtaget fra aktindsigt efter forvaltningslovens § 12, stk. 1. Det kan f.eks. være udkast til notater eller lignende, som drøftes mellem medarbejderne i forretningsområdet for at afklare forretningsområdets holdning til en faglig problemstilling.

Når et dokument er undtaget fra aktindsigt, er der dog pligt til at udlevere oplysninger i dokumentet om en sag faktiske grundlag, i det omfang oplysningerne er relevante for sagens afgørelse - den såkaldte ekstraheringspligt, jf. forvaltningslovens § 14, a, stk. 1. Det samme gælder efter denne bestemmelse (også) eksterne faglige vurderinger, som findes i dokumentet.

Herudover skal der efter forvaltningslovens § 14 b gives aktindsigt i interne faglige vurderinger i endelig form, som findes i et internt dokument, når der er praksis for at indhente eksterne faglige vurderinger af spørgsmål til brug for afgørelsen af den pågældende type sager.

Samtidig skal det altid overvejes, om der kan gives aktindsigt i yderligere oplysninger i dokumentet, eller eventuelt i hele dokumentet, efter princippet om meroffentlighed. Der skal således så vidt muligt gives aktindsigt i interne arbejdsdokumenter, medmindre afgørende hensyn til SKATs interne arbejds- og beslutningsproces taler imod at give meraktindsigt.

Alle andre end parter, f.eks. pressen (offentlighedsloven)

Interne arbejdsdokumenter, der er udarbejdet i SKAT, og som udveksles mellem forskellige forretningsområder inden for SKAT (f.eks. Inddrivelse og Indsats), eller inden for et forretningsområde i SKAT (f.eks. Indsats), er undtaget fra retten til aktindsigt efter offentlighedslovens § 23, stk. 1, nr. 1.

Når et dokument er undtaget fra aktindsigt, er der dog pligt til at udlevere oplysninger i dokumentet om en sags faktiske grundlag, idet omfang oplysningerne er relevante for sagens afgørelse - den såkaldte ekstraheringspligt, jf. offentlighedslovens § 28, stk. 1. Det samme gælder efter denne bestemmelse også eksterne faglige vurderinger, som findes i dokumentet.

Herudover skal der i visse sagstyper gives aktindsigt i interne faglige vurderinger i endelig form, som findes i et internt dokument, jf. offentlighedslovens § 29.

Samtidig skal det altid overvejes, om der kan gives aktindsigt i yderligere oplysninger i dokumentet, eller eventuelt i hele dokumentet, efter princippet om meroffentlighed.

Behandling af anmodninger om aktindsigt i interne arbejdsdokumenter, der udveksles mellem SKAT og departementet/styrelser.

Mellem SKAT og departement/styrelser

Udveksles et internt arbejdsdokument mellem SKAT og departementet, mister dokumentet sin interne karakter, jf. forvaltningslovens § 12, stk. 2. Tilsvarende gælder efter offentlighedslovens § 23, stk. 2. Dog anses ministerbetjeningsdokumenter (offentlighedslovens § 24, stk. 1) fortsat for interne, hvis de ikke er afgivet til udenforstående, jf. offentlighedslovens § 23, stk. 1, nr. 2.

Tilsvarende gælder for interne dokumenter, der udveksles mellem SKAT og de to styrelser - Spillemyndigheden og Skatteankestyrelsen.

Udveksles derimod et internt dokument mellem SKAT og Skatteankestyrelsen i forbindelse med en klage, sker udvekslingen af retlige grunde, hvorfor det ikke mister sin interne karakter, jf. forvaltningslovens § 12, stk. 2 og offentlighedslovens § 23, stk. 2.

Det bemærkes, at SKATs udtalelser, som sendes til Skatteankestyrelsen, ikke er interne dokumenter.

Eksempler på udveksling af interne dokumenter Aktindsigt for parter (forvaltningsloven) Aktindsigt for andre end parter - f.eks. pressen (offentlighedsloven)
Fra et forretningsområde til et andet forretningsområde Ja Nej
Inden for Indsats, Inddrivelse, IT, økonomi eller Kundeservice  Nej Nej
Fra Juridisk Administration til Jura og omvendt  Ja Nej
Fra SKAT til departementet og omvendt Ja Ja, dog ikke ministerbetjenings-
dokumenter
Fra SKAT til Spillemyndigheden og omvendt Ja Ja
Fra SKAT til Skatteankestyrelsen og omvendt Ja, medmindre udvekslingen sker af retlige grunde Ja, medmindre udvekslingen sker af retlige grunde

Anmodningen skal i øvrigt behandles efter lovenes almindelige regler.

Virkningstidspunkt.

Styresignalet træder i kraft på tidspunktet for offentliggørelsen.

Gyldighed

Styresignalet vil blive indarbejdet i Den juridiske vejledning 2016-1.

Styresignalet bortfalder derfor den 1. februar 2016.