Udfyldning af blanketLedsagedokumentblanketten skal udfyldes i overensstemmelse med rubriceringen. På bagsiden af blankettens eksemplar 1 er der optrykt en vejledning om udfyldningen af de enkelte rubrikker, dvs. de oplysninger, som vareafsenderen skal anføre om vareforsendelsen.

Vareafsenderen skal ved udfyldningen bl.a. være opmærksom på, at oplysningerne i dokumentet ikke blot omfatter oplysninger om vareafsenderen, varemodtageren og selve varerne, men også oplysninger om transportøren, jf. rubrik 9 og 11, herunder fx oplysning om transportmidlets registreringsnummer. 

Ledsagedokumentets eksemplar 2, 3 og 4 skal fysisk følge varerne, så dokumentet under transporten på forlangende kan forevises myndighederne. Hvis varemodtageren ikke er punktafgiftsregistreret, men i stedet har fremlagt dokumentation for sikkerhedsstillelse, skal en kopi af sikkerhedsstillelsesdokumentet følge varen sammen med ledsagedokumentet.

Ledsagedokumenter, som virksomheden udsteder, skal indtil videre ikke indsendes til eller forevises for SKAT, medmindre denne anmoder om det.

Kvittering for afsendte varerVaremodtageren skal senest den 15. i måneden efter, at varerne er modtaget, tilbagesende eksemplar 3 af ledsagedokumentet. Hvis der ikke kommer nogen kvittering fra varemodtageren, skal afsenderen rykke for kvitteringen.

Har vareafsenderen ikke fået kvitteringen senest 2 måneder efter udgangen af den måned, hvor varen er afsendt, skal SKAT underrettes. Virksomheden skal samtidig fremlægge dokumentation for den foretagne rykkerprocedure. Afgiften beregnes og opkræves af SKAT. Beløbet kan tilbagebetales, hvis virksomheden senere fremlægger modtagelsesbevis for de pågældende varer, se i øvrigt A.15.5.6.

UdførselVed forsendelse af varer gennem EU-lande til ikke EU-lande (udførsel) skal vareafsenderen fremlægge ledsagedokumentet for toldmyndigheden på udpassagetoldstedet, dvs. sidste toldsted inden varerne forlader EU. Toldmyndigheden skal på eksemplar 3 i rubrik C attestere, at varerne har forladt EU. Toldmyndigheden tilbagesender herefter eksemplar 3 til afsenderen (anført i rubrik 1) eller evt. efter ønske udleverer dette til afsenderens repræsentant på udgangstoldstedet.

Om manglende kvittering, se ovenfor.

MyndighedsstempelAfgiftsmyndighederne i EU-landene kan kræve, at eksemplar 3 ikke blot, hvor der foreligger uregelmæssigheder ved forsendelsen, men altid (rutinemæssigt) skal påtegnes (stemples) af myndigheden, inden varemodtageren sender eksemplaret tilbage til vareafsenderen, dvs. at kravet kun gælder for varer, der modtages i de pågældende lande.

Eksempel
Danmark (SKAT) kræver ikke nogen rutinemæssig afstempling, men det gør afgiftsmyndigheden i Italien. En dansk virksomhed, der sender fx øl til Italien, skal på eksemplar 3 foruden modtagerens kvittering også have en italiensk myndighedsafstempling. En dansk virksomhed, som køber fx spiritus i Italien, skal på eksemplar 3 kvitterer for modtagelsen, men der skal ikke være nogen SKAT-afstempling.

Følgende EU-lande kræver for tiden, at eksemplar 3 skal afstemples inden tilbagesendelsen:

EU-landLandekode

Altid afstempling

BelgienBEja
Cypern CYja
DanmarkDKnej
EstlandEEnej
FinlandFInej
   
FrankrigFRja *)
GrækenlandELja
HollandNLja
IrlandIEja
ItalienITja
   
LetlandLVja
LitauenLTja
LuxembourgLUja
MaltaMTja
PolenPLja
   
PortugalPTja
SlovakietSKja 
SlovenienSIja
SpanienESja
StorbritannienGBnej
   
SverigeSEnej
TjekkietCZja
TysklandDEja
UngarnHUja 
ØstrigATja
*) (FR) Fortløbende nummerering af en nummermaskine godkendt af myndighederne og brugt af virksomheden eller et myndighedsstempel. For mineralolieprodukter afstemples dog ikke, når modtageren er en registreret oplagshaver.

Hvis virksomheden får et eksemplar 3 retur uden myndighedsstempel mv., jf. ovenfor, skal virksomheden anmelde dette til SKAT.