Det er lovpligtigt, at I som virksomhed har verificeret købers 1) momsnummer 2) tilhørende navn og 3) adresse, og at I kan dokumentere dette for at kunne udføre et lovligt momsfrit salg af varer og ydelser til virksomheder i andre EU-lande.

I Vies-on-the-web, der er Europa-Kommissionens system for udveksling af momsoplysninger, kan I verificere udenlandske momsnumre.

Selvom tyske og spanske virksomhedsnavne og adresser i øjeblikket ikke kan verificeres via ovenstående system, er det fortsat den sælgende virksomheds ansvar at indhente denne dokumentation fra den købende virksomhed. Momsnummeret og virksomhedens navn kan evt. sendes til Skattestyrelsen via TastSelv Erhverv, hvorefter vi kan be- eller afkræfte om virksomhedens momsnummer er aktivt.

Husk at gemme dokumentationen for, at du har tjekket om købers momsnummer er aktivt på salgstidspunktet, fx. ved at tage et skærmbillede af Vies-on-the-web eller gemme bekræftelsen, som du har modtaget fra Skattestyrelsen. Du skal til enhver tid kunne fremvise dokumentationen til Skattemyndighederne.

Du kan verificere virksomheders momsnumre her:

Momsnumre i Danmark

Vies-on-the-web: Momsnumre i EU (Europa-Kommissionens hjemmeside)

Hvis du handler efter de nye harmoniserede europæiske dokumentationskrav, vil myndighederne som udgangspunkt formode, at du har opfyldt dine dokumentationskrav som sælger. Dog kan Skatteforvaltningen afvise, at du har opfyldt dokumentationskravene, hvis det kan bevises, at oplysningerne i et af dokumenterne er forkerte.

Du behøver ikke at bruge de harmoniserede dokumentationskrav. Hvis du ikke ønsker at bruge dem, skal du være opmærksom på, at du i stedet skal bruge de nationale regler, der gælder i de EU-lande, du handler med. Hvis du fx sælger og sender varer fra Danmark, skal du følge de danske regler.

Dokumentationskravene afhænger af, om du som sælger selv står for eller arrangerer transporten, eller om køber står for eller arrangerer transporten.

Dokumentationen kan bestå af dokumenter vedrørende varernes transport eller forsendelse, fx:

• et underskrevet CMR-dokument (dokument til grænseoverskridende vejtransport) eller ledsagedokument
• dokument for lastet gods hvor skibsføreren har kvitteret for godset og forpligter sig til at levere det til rette modtager (et konnossement)
• et luftfragtbrev
• en faktura fra transportøren af varerne

Eller af følgende andre beviser:

• en forsikringspolice vedrørende varernes transport eller forsendelse eller bankbilag for betalingen af varernes transport eller forsendelse.
• officielle dokumenter, der er udstedt af en offentlig myndighed, fx en notar, og som bekræfter varernes ankomst i køberens hjemland.
• en kvittering, der er udstedt af ejeren af det lager i EU-landet, hvor varerne ankommer til, og som bekræfter varernes oplagring i dette land.

Dokumentation, når du som sælger selv står for eller arrangerer transporten

Du har to muligheder for at have den korrekte dokumentation:

1. Du skal enten have mindst to separate dokumenter vedrørende varernes transport eller forsendelse.
2. Alternativt skal du have ét dokument vedrørende varernes transport eller forsendelse og ét af de andre beviser.

De to dokumenter eller dokumentet og beviset må ikke være indbyrdes modstridende. Derudover skal dokumentationen være udstedt af to forskellige parter, der er uafhængige af hinanden, af sælgeren og af erhververen.

Dokumentation, når køber står for eller arrangerer transporten

Du skal som sælger have flere former for dokumentation, når køber står for eller arrangerer transporten. Du skal have en skriftlig erklæring fra køberen, hvor det fremgår, at varerne er blevet transporteret eller forsendt af køberen selv eller af en tredjemand for køberens regning. Køberen skal senest den tiende dag i måneden efter leveringen aflevere den skriftlige erklæring til sælgeren.

Den skriftlige erklæring skal indeholde:

• udstedelsesdato for erklæringen
• navnet på det EU-land, der er destination for varerne
• køberens navn og adresse
• mængden og arten af varerne
• dato og sted for varernes ankomst
• identifikation af den person, der modtog varerne på vegne af køberen

I tilfælde af levering af transportmidler, skal erklæringen også indeholde registreringsnummeret på det transportmiddel, der bliver leveret.

Derudover skal du have:

1. Enten mindst to separate dokumenter vedrørende varernes transport eller forsendelse, som bekræfter transporten eller forsendelsen.
2. Alternativt skal du have ét dokument vedrørende varernes transport eller forsendelse og ét af de andre beviser, som bekræfter transporten eller forsendelsen.

De to dokumenter eller dokumentet og beviset må ikke være indbyrdes modstridende. Derudover skal dokumentationen være udstedt af to forskellige parter, der er uafhængige af hinanden, af sælgeren og af erhververen.

Hvis du ikke ønsker at bruge de harmoniserede dokumentationskrav, skal du være opmærksom på, at du i stedet skal bruge de nationale regler, der gælder i de EU-lande, du handler fra. Hvis du fx sælger og sender varer fra Danmark, skal du følge de danske regler.

I Danmark gælder det, at den person, der afhenter varerne, allerede i forbindelse med udleveringen af varerne skal forsyne sælgeren med supplerende oplysninger, som gør det muligt at identificere den, der afhenter varerne. Det kan fx være kopi af kørekort eller lignende dokumentation. Hvis ikke dokumentationen er forsynet med læselig underskrift, skal personen også kvittere skriftligt (med læsbar underskrift) for udleveringen af varerne.