Für die Buchführung ist ein Buchführungsprogramm empfehlenswert. Buchführungsprogramme können in der Regel für die Buchführung, die Umsatzsteuerabrechnung und die Steuerbilanz sowie für die Rechnungsstellung an die Kunden, das Lagermanagement und vieles andere mehr verwendet werden.

Sie finden eine Vielzahl von Buchführungsprogrammen online - viele dieser Programme sind kostenfrei.

Mit der Buchführung ermitteln Sie Folgendes:

• Ihre Einnahmen und Ausgaben
• Wie viel Sie schulden (Ihre Verbindlichkeiten)
• Den Wert Ihres Unternehmens (Ihre Vermögenswerte: Warenlager, Inventar, Guthaben usw.)

Sehen Sie das Video So führen Sie korrekt Buch (in dänischer Sprache mit englischen Untertexten):

Sehen Sie das Video So erstellen Sie Ihre Steuerbilanz (in dänischer Sprache mit englischen Untertexten): 

Rechnungslegung: Doppelte Buchführung und Jahresabschluss (Steuerbilanz)

In Ihren Büchern notieren Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben, welche zusammen das Jahresergebnis Ihres Unternehmens ausmachen. Das ist Ihre Gewinn- und Verlustrechnung (Verkauf/Umsatz - Ausgaben = Gewinn oder Verlust des Unternehmens). Dieses Ergebnis geben Sie in Ihrer Steuererklärung (in Englisch) ein.

Außerdem besteht der Jahresabschluss auch aus der Bilanz. Die Bilanz zeigt das Vermögen des Unternehmens (Aktiva) und das Kapital, mit dem das Vermögen finanziert wird (Passiva).

Jede Einnahme und Ausgabe müssen Sie auch in der Bilanz (Aktiva oder Passiva) verbuchen. Das nennt sich doppelte Buchführung. Es empfiehlt sich, laufend die Einnahmen und Ausgaben zu verbuchen, da man schnell den Überblick verliert und vergessen könnte, wie die Ausgaben entstanden sind.

Die Gewinn- und Verlustrechnung (Einnahmen minus Ausgaben) und die Bilanz bilden zusammen den Jahresabschluss. Der Jahresabschluss gibt Aufschluss über alle finanziellen Aktivitäten Ihres Unternehmens im Laufe des Jahres, und die Finanzbehörde kann anhand Ihres Jahresabschlusses sehen, wie Sie den Gewinn oder Verlust des Unternehmens ermittelt haben. Siehe dazu auch die Kapitel Konto und Kontenplan.

Beispiele für die Buchführung

• Haben Sie einem Kunden etwas verkauft, verbuchen Sie den Verkauf als Einnahme in der Gewinn- und Verlustrechnung und als Vermögenswert in der Bilanz, da der Betrag Geld darstellt, das Sie gut haben.
• Kaufen Sie eine Maschine für Ihr Unternehmen, verbuchen Sie den Betrag als ein abgehobener Betrag z. B. von Ihrem Unternehmenskonto und als Vermögenswert in der Bilanz, da die Maschine nun einen Teil des Unternehmenswerts ausmacht.

Halten Sie Ordnung in Ihren Belegen

• Geben Sie Ihren Belegen eine Belegnummer, wenn Sie sie verbuchen, und schreiben Sie die Nummer auf den jeweiligen Beleg.
• Die Nummern müssen fortlaufen, z. B. 103, 104, 105 usw.
• Heften Sie eventuelle Papierbelege in Nummernfolge in einem Ordner ab.
• Bewahren Sie die Belege fünf Jahre lang nach Ende des Geschäftsjahres auf. Sie dürfen gern elektronisch aufbewahrt werden.

Sehen Sie das Video So halten Sie Ordnung in Ihren Belegen (in dänischer Sprache mit englischen Untertexten):

So schnell wie möglich verbuchen

Ihre Transaktionen (Verkauf, Kauf, Darlehen usw.) müssen Sie so schnell wie möglich verbuchen. Auch, wenn der Rechnungsbetrag noch nicht bezahlt sein sollte.

Verbuchen Sie Ihre Transaktionen soweit möglich in der Reihenfolge, in der sie entstanden sind.

Sie können selbst die ganze Buchführung erledigen oder sie ganz oder teilweise einem Abschlussprüfer, Buchhalter, Mitarbeiter oder Ihrem Ehepartner überlassen. In jedem Fall sind Sie als Eigentümer des Unternehmens immer noch für die Buchführung verantwortlich.

Wenn Sie an einem Tag mehrere Verkäufe durchführen, müssen Sie am selben Tag einen Kassenabschluss vornehmen.

So können Sie sicherstellen, dass der Inhalt Ihrer Kasse mit dem registrierten Verkauf übereinstimmt. 

Kassenabschluss - so geht's 

Sie müssen die folgenden vier Schritte durchführen:

1. Zählen Sie noch vor Öffnung Ihres Geschäfts das Wechselgeld in der Kasse, und notieren Sie den Betrag.
2. Zählen Sie nach Schließung des Geschäfts, wieviel Geld sich in der Kasse befindet (dies ist der sogenannte 'gezählte Inhalt'). Dazu gehören:

• Digitale Quittungen von Käufen mit Geldkarte oder per Handyzahlung 
• Bargeld
• Andere Zahlmittel wie z.B. Gutscheine

1. Berechnen Sie, wieviel Geld sich in der Kasse befinden müsste ('berechneter Inhalt'). Dazu addieren Sie den Betrag, der sich bei Geschäftsöffnung in der Kasse befand, mit dem Betrag der tatsächlichen Verkäufe. Der Betrag der tatsächlichen Verkäufe ist derselbe Betrag, den Ihre Kasse anzeigt. 
2. Vergleichen Sie den Betrag, der sich in der Kasse befindet (den gezählten Inhalt) mit dem Betrag, der sich in der Kasse befinden müsste (dem berechneten Inhalt). Sofern hier eine Differenz besteht, stimmt Ihre Kasse nicht, und es liegt eine Differenz vor. 

Verwenden Sie eine Übersicht für den Kassenabschluss

Für den Kassenabschluss müssen Sie eine Übersicht verwenden, in der Sie alle Beträge notieren.

Eine solche Übersicht können Sie hier herunterladen (Excel-Tabelle - zur Zeit nur in dänischer Sprache verfügbar)

In der Übersicht ist angegeben, was Sie in die verschiedenen Felder eintragen müssen. Sie können die Tabelle ausfüllen und auf Ihrem PC speichern. Die wichtigsten Beträge werden so automatisch berechnet. Sie können die Tabelle auch ausdrucken und die Beträge selber ausrechnen.  

Denken Sie daran, den Kassenabschluss zu verbuchen

Nach dem Kassenabschluss müssen Sie Belege, Kassenzettel und Dokumente wie die Kassenübersicht für 5 Jahre aufbewahren. Andere Belege sind z.B. Gutscheine, Rechnungen oder Quittungen für Waren, die Sie mit Geld aus der Kasse bezahlt haben.

Denken Sie daran, diese Belege in Ihrer Bilanz zu verbuchen, damit Sie dokumentieren können, wie hoch der Verkaufsbetrag des jeweiligen Tages war.  

Wenn der Kasseninhalt nicht mit dem Kassenabschluss übereinstimmt, müssen Sie die Differenz ebenfalls verbuchen.

Ein fehlender Kassenabschluss kann Folgen haben

Regelmäßige Kassenabschlüsse sind notwendig dafür, den Überblick über die Finanzen Ihres Unternehmens zu behalten, und um eine korrekte Buchführung durchführen zu können. Gleichzeitig können Sie so Ihre Verkäufe dokumentieren - diese müssen Sie dem Dänischen Steueramt nachweisen können, wenn wir Sie darum bitten. 

Wenn Sie es versäumen, einen Kassenabschluss durchzuführen, kann dies dazu führen, dass wir Ihre Bilanz nicht genehmigen können, und wir stattdessen eine Schätzung über die Steuern und Umsatzsteuer Ihres Unternehmens vornehmen. Dann muss Ihr Unternehmen unter Umständen eine höhere (Umsatz-)Steuer zahlen, und Sie riskieren eine Geldstrafe. 

Bei der Buchführung müssen Sie darauf achten, dass Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben in kleinere Kategorien wie z. B. Werbung, Miete, Wareneinkauf, Administration einteilen. Solche Kategorien werden auch Konten genannt. Sie können z. B. alle Posten für Miete auf einem Konto, das Miete heißt, postieren.

Auf diese Weise bewahren Sie den Überblick über die Finanzen Ihres Unternehmens.

Kontenplan

Ein Kontenplan ist eine Liste über alle Konten, die Sie zum Buchführen verwenden. Den Kontenplan benötigen Sie für Ihren Jahresabschluss und wenn Sie berechnen sollen, wie viel Sie laufend an Steuer und Umsatzsteuer zahlen müssen.

Falls Sie ein Buchführungsprogramm verwenden, haben Sie die Möglichkeit, einen Standardkontenplan zu wählen. Das Buchführungsprogramm wird dann die verschiedenen Konten (Warenverbrauch, Werbung usw.) automatisch fortlaufend nummerieren. Es wird auch automatisch berechnen, wie viel Sie steuerlich absetzen können, wenn Sie Ihre Ausgaben den verschiedenen Konten zuordnen.

In der Gewinn- und Verlustrechnung Ihres Jahresabschlusses notieren Sie Einnahmen und Ausgaben, welche zusammen das Jahresergebnis Ihres Unternehmens ergeben; das Jahresergebnis geben Sie in Ihrer Steuererklärung an. 

In der Bilanz notieren Sie die Vermögenswerte (Aktiva) Ihres Unternehmens und wie diese finanziert werden (Passiva).

Wenn Sie umsatzsteuerpflichtige Waren und Dienstleistungen verkaufen, müssen Sie eine Rechnung erstellen.

Aus der Rechnung muss Folgendes hervorgehen:

• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Name und Adresse des Verkäufers sowie Nummer im Unternehmensregister (CVR- bzw. SE-Nummer)
• Name und Adresse des Kunden
• Art, Menge und Preis der Ware
• Lieferdatum (falls es nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt)
• Umsatzsteuergrundlage, Preis pro Einheit ohne Umsatzsteuer, Boni und Rabatte, falls diese nicht im Preis pro Einheit enthalten sind
• Geltender Umsatzsteuersatz
• Umsatzsteuerbetrag

Eine Rechnungsmaske finden Sie hier (in Dänisch). Speichern Sie die Rechnung als PDF ab, bevor Sie sie ausstellen, um zu sichern, dass sie nicht im Nachhinein geändert werden kann. Denken Sie auch daran, eine Kopie der Rechnung für Ihre Buchführung zu erstellen.

Vereinfachte Rechnung

Falls Sie für weniger als 3.000 DKK an ein anderes umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen verkaufen, dürfen Sie eine vereinfachte Rechnung ausstellen, die folgende Informationen enthält:

• Name und Adresse des Unternehmens
• Nummer des Unternehmens im Unternehmensregister (CVR-Nr.)
• Fortlaufende Nummerierung (Rechnungsnummer)
• Ausstellungsdatum (Rechnungsdatum)
• Menge und Art der gelieferten Waren bzw. Umfang oder Art der erbrachten Dienstleistungen
• Betrag des gesamten Umsatzes und Umsatzsteuerbetrag

Die Höhe des Umsatzsteuerbetrags geben Sie an, indem Sie schreiben, dass die Umsatzsteuer 20 Prozent des Gesamtpreises einschl. Umsatzsteuer ausmacht (entspricht 25 % des Preises ohne Umsatzsteuer).

Lesen Sie mehr über vereinfachte Rechnungen im rechtlichen Handbuch (in Dänisch)

Elektronische Rechnungen an öffentliche Einrichtungen

Verkaufen Sie an öffentliche Einrichtungen, müssen Sie Ihre Rechnungen elektronisch anhand der Rechnungsmaske unter www.virk.dk ausstellen.

Wenn Ihr Unternehmen für die Umsatzsteuer angemeldet ist, müssen Sie einen Umsatzsteuerabschluss erstellen, der zeigt, wie viel Sie an Umsatzsteuer melden und zahlen müssen. Der Umsatzsteuerabschluss ist ein integrierter Teil Ihrer gewöhnlichen Rechnungslegung. Es empfiehlt sich, ein Buchführungsprogramm zu verwenden, das auch die Umsatzsteuer berechnen kann.

Sie müssen immer die Umsatzsteuer melden, auch wenn Sie im Bezugszeitraum keine Geschäftsaktivitäten verzeichnet haben („Nullmeldung“). Falls Sie keine Umsatzsteuer melden, nehmen wir eine Schätzung vor. Das kostet 800 DKK. Reagieren Sie nicht, müssen Sie für jede der weiteren Schätzungen, die wir vornehmen, 800 DKK zuzüglich einer Gebühr von 65 DKK zahlen.

Lesen Sie mehr über den Umsatzsteuerabschluss