Nachstehend sind einige Beispiele der zur Erfüllung von Voraussetzung Nr. 3 und Nr. 4 geeigneten Dokumentation aufgeführt.
Dividendenabrechnung
Aus der Abrechnung muss hervorgehen, dass die dänische Dividendensteuer einbehalten wurde. Dies ist z. B. aus den von der Depotbank des Aktionärs ausgestellten Abrechnungen oder Mitteilungen über erhaltene Aktiendividenden ersichtlich. Aus diesen geht in der Regel auch der Zeitpunkt der Beschlussfassung über die Dividendenausschüttung hervor.
Kontoauszüge
Der Zahlungseingang auf das Konto des Aktionärs muss nachgewiesen werden. Hierzu kann z. B. eine Kopie der Kontoauszüge des Aktionärs eingereicht werden, evtl. durch eine SWIFT-Bestätigung oder einen Screenshot aus dem System der Bank ergänzt.
Sofern die Überweisung der Dividenden über mehrere Banken abgewickelt wurde, sind für jedes Glied der Kette Überweisungsnachweise einzureichen.
Depotübersicht
Dem Antrag ist eine Depotübersicht mit Angaben zum Aktienbestand des Aktionärs zum Zeitpunkt der Beschlussfassung über die Dividendenausschüttung beizufügen, aus der ersichtlich ist, dass die Anzahl der zu diesem Zeitpunkt in seinem Besitz befindlichen Aktien der Zahl der Aktien entspricht, für die eine Rückerstattung beantragt wird.
Aus der Depotübersicht müssen zudem die Bestandsbewegungen im Zeitraum vom Ende des Vorjahres bis 6 Monate nach dem Zeitpunkt der Dividendenausschüttung hervorgehen. Sofern der Antrag weniger als 6 Monate nach dem Zeitpunkt der Dividendenausschüttung eingereicht wird, müssen die Bewegungen bis zum Zeitpunkt der Antragstellung ersichtlich sein.
Kaufbelege
Hat der Aktionär innerhalb von 6 Monaten vor oder nach dem Zeitpunkt der Beschlussfassung über die Dividendenausschüttung Aktien ge- oder verkauft, so ist ein Nachweis darüber einzureichen, z. B. in Form eines Kauf- oder Verkaufsbelegs, einer Quittung oder einer SWIFT-Bestätigung. Wird der Antrag weniger als 6 Monate nach dem Zeitpunkt der Beschlussfassung über die Dividendenausschüttung eingereicht, sind stattdessen Nachweise über die bis zum Zeitpunkt der Antragstellung erfolgten Aktienkäufe bzw. -verkäufe einzureichen.
Vollmacht
Wenn Sie die Rückerstattung im Namen eines Aktionärs beantragen, ist eine Vollmacht des Aktionärs vorzuweisen. Sofern zwischen Ihnen und dem jeweiligen Aktionär mehrere Vertreter zwischengeschaltet sind, müssen Vollmachten von allen Vertretern vorliegen. Eine Mustervollmacht finden Sie hier: Formular 02.043 (englisch und dänisch).
Aktienleihe
Bei der Antragstellung ist anzugeben, ob die Aktien zum Zeitpunkt der Beschlussfassung über die Dividendenausschüttung von Dritten geliehen oder an Dritte verliehen waren.
In der Praxis werden Aktienleihverträge mit einer Laufzeit von jedenfalls 6 Monaten steuerlich nicht als Aktienverkauf, sondern als Aktienleihe behandelt. Entsprechend wurde in der jüngsten Praxis zudem festgestellt, dass auch Verträge ohne im Voraus festgelegten Ablauftermin, die vonseiten sowohl des Darlehensgebers als auch des Darlehensnehmers mit einer Frist von wenigen Tagen gekündigt werden können, steuerlich ebenfalls als Aktienleihe anstatt als Verkauf behandelt werden.
Aktienleihverträge werden in der Regel basierend auf den dänischen Standardbedingungen für Wertpapierleihgeschäfte oder den internationalen Standardbedingungen der ISLA oder OSLA erstellt.
Für die steuerliche Bearbeitung der Aktienleihe ist es jedoch nicht entscheidend, ob der Aktienleihvertrag innerhalb dieser Rahmenbedingungen geschlossen wurde. Entscheidend ist, dass der Vertrag den Charakter eines Leihvertrages hat bzw. mit einem Leihvertrag gleichzustellen ist.
Somit wird jeder Aktienleihvertrag einzeln konkret geprüft. Entsprechendes gilt jedoch auch bei Transaktionen, die Aktienleihen ähneln, und die mit Aktienleihen gleichgestellt werden können.
Im Zusammenhang mit Aktienleihverträgen gilt somit nicht der Darlehensnehmer, sondern nach wie vor der Darlehensgeber steuerlich als rechtmäßiger Eigentümer der Dividenden („Beneficial Owner“). Nur die steuerlich als rechtmässiger Eigentümer der Dividenden geltende Partei hat Anspruch auf Rückerstattung einer eventuell zu viel einbehaltenen Dividendensteuer.
Der Status des Darlehensgebers als wirtschaftlicher Eigentümer der Dividenden ergibt sich dadurch, dass der Kreditgeber auch nach dem Verleih der Aktien als aktueller Aktionär gilt. Inwieweit jemand als aktueller Aktionär gilt, hängt davon ab, ob die betreffende Person zum Zeitpunkt der Festsetzung der Dividendenausschüttung und somit zum Zeitpunkt der Anspruchsentstehung Aktionär ist.
Die Dividendenausschüttung wird in der Regel auf der ordentlichen oder einer außerordentlichen Hauptversammlung der Gesellschaft beschlossen. Im steuerlichen Sinne gilt jede Art von Ausschüttung vonseiten einer Gesellschaft an die aktuellen Aktionäre als Dividende.
Im Fall eines Weiterverkaufs vonseiten des Darlehensnehmers an Dritte hat der Darlehensgeber keine Verkaufssteuer zu entrichten. Der betreffende Dritte wird jedoch wirtschaftlicher Eigentümer der Dividenden, og dermed skal långiver ikke anses for retmæssig ejer. Somit gehen die Steuerpflicht in Bezug auf die Dividendensteuer wie auch der Anspruch auf Rückerstattung von zu viel einbehaltenen Dividendensteuern auf den betreffenden Dritten über.