Retten til aktindsigt efter offentlighedsloven omfatter med de undtagelser, der er nævnt i OFL §§ 19-35, alle dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed, herunder journaludskrift og andre fortegnelser over sagens dokumenter. Se OFL § 7, stk. 1 og 2.

Hvis det dokument, der søges aktindsigt i, er afsendt af myndigheden, kan der først gives aktindsigt i det pågældende dokument dagen efter, at det er sendt. Se OFL § 7, stk. 3.

Det følger modsætningsvis af bestemmelsen, at retten til aktindsigt ikke omfatter dokumenter, der endnu ikke er oprettet, dvs. løbende aktindsigt. Se FOB 1998.299

Dog har en myndighed pligt til at foretage en sammenstilling af foreliggende oplysninger i myndighedens databaser (et såkaldt dataudtræk), hvis sammenstillingen kan foretages ved få og enkle kommandoer. Såfremt oplysningerne er omfattet af undtagelsesbestemmelserne i OFL §§ 19-35, gælder sammenstillingsretten kun, hvis de hensyn, der er nævnt i disse bestemmelser, kan tilgodeses gennem anonymisering eller lignende, der kan foretages ved få og enkle kommandoer. Se OFL § 11, stk. 1.

Ombudsmanden har i en sag udtalt, at der ved vurderingen af, hvorvidt en anonymisering kan foretages ved få og enkle kommandoer, skal lægges vægt på, om dette kan ske i løbet af kort tid, som forudsat i bestemmelsens forarbejder. Se Ombudsmandens udtalelse FOU 2016.35.

xOmbudsmanden har i en sag udtalt, at der i opgørelsen af en myndigheds ressourceforbrug efter OFL § 11, stk. 1, også kunne medregnes den tid, der ville gå med at foretage de sagsbehandlingsskridt, som var nødvendige for at fastslå, om dataudtrækket indeholdt oplysninger, der var omfattet af OFL §§ 19-35. Se Ombudsmandens udtalelse FOU nr. 2016.48x.

Sammenstillingsretten gælder desuden ikke, hvis oplysningerne allerede er offentliggjort i egnet form eller format.

Retten til aktindsigt efter offentlighedsloven omfatter ikke databaser, herunder registre eller andre systematiserede fortegnelser, hvor der gøres brug af elektronisk databehandling, dog bortset fra indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter. Se OFL § 10, stk. 1.

Bestemmelserne i OFL §§ 19 - 22 , omfatter undtagelse af sager, bestemmelserne i OFL §§ 23 - 27, omfatter undtagelse af dokumenter, og bestemmelserne i OFL §§ 30 - 33, omfatter undtagelse af oplysninger. Bestemmelsen i OFL § 35 regulerer forholdet til tavshedspligt, hvorefter oplysninger omfattet af en særlig tavshedspligt kan undtages fra aktindsigt. Se afsnit A.A.6.2.2.3.3om forholdet til tavshedspligt.

Oversigt over udtalelser fra Folketingets Ombudsmand

Skemaet viser relevante udtalelser på området:

Udtalelser fra Ombudsmanden

Udtalelsen i stikord

Yderligere kommentarer

Udtalelse fra Ombudsmanden

x

FOU nr. 2016.48

 

x

xDataudtræk. I opgørelsen af myndighedens ressourceforbrug kunne også medregnes den tid, der ville gå med at foretage sagsbehandlingsskridt, som var nødvendige for at fastslå, om dataudtrækket indeholdt oplysninger, der var omfattet af OFL §§ 19-35.x

FOU 2016.35

Dataudtræk. Ved vurderingen af, hvorvidt en anonymisering kan foretages ved få og enkle kommandoer, skal der lægges vægt på, om dette kan ske i løbet af kort tid.

FOB 2016.5

Dataudtræk. Kommunernes lønsystemer opfyldte de tekniske betingelser for at være databaser, jf. OFL § 11.

FOB 1998.299

Retten til aktindsigt omfatter ikke løbende aktindsigt. Det følger modsætningsvis af den dagældende OFL § 4, stk. 1, 1. pkt. (nugældende OFL § 7, stk. 1)

 

 

FOU nr. 2016.48