Når du sælger varer til en køber i et andet EU-land, skal du altid kunne dokumentere, at varen er sendt eller transporteret til det andet EU-land. Dokumentationen er en betingelse for, at salget kan ske uden dansk moms.

Ved udlevering af varerne har sælger mulighed for at udstede faktura med dansk moms, og senere udbetale momsen til køber, når dokumentationen er modtaget fra køber.

For at du kan sælge varer og ydelser uden dansk moms, er det en betingelse, at du får og verificerer købers momsnummer i det pågældende EU-land. Køberens momsnummer skal du desuden indberette til Skattestyrelsen. Indberetter du ikke oplysningerne eller er de ukorrekte, vil du kunne blive nægtet at sælge momsfrit.

Du kan verificere virksomheders momsnumre her:

Tjek momsnumre i Danmark

Tjek momsnumre i EU med VIES (Europa-Kommissionens hjemmeside)

Denne side handler om:

  • Verifikation af momsnumre og baggrunden for, at du skal verificere andre virksomheders momsnumre
  • De EU-fælles harmoniserede dokumentationskrav, som du kan vælge at bruge, når du handler i EU
  • Hvis du ikke bruger de harmoniserede dokumentationskrav, skal du bl.a. følge den danske regel om dokumentation for købers identitet.

Vær opmærksom på, at der fra 2015 gælder skærpede dokumentationskrav for afhentningskøb, hvor der sker fuld betaling enten inden eller i forbindelse med afhentning af varerne.

Pr. 1. januar 2020 er der indført nye, harmoniserede dokumentationskrav på europæisk plan. Du behøver ikke at bruge de harmoniserede dokumentationskrav. Hvis du ikke ønsker at bruge dem, skal du være opmærksom på, at du i stedet skal bruge de nationale regler, der gælder i de EU-lande, du handler med. Hvis du fx sælger og sender varer fra Danmark, skal du følge de danske regler.

For at du kan sælge varer og ydelser uden dansk moms, er det en betingelse, at du får og verificerer købers momsnummer i det pågældende EU-land. Køberens momsnummer skal du desuden indberette til Skattestyrelsen. Indberetter du ikke oplysningerne eller er de ukorrekte, vil du kunne blive nægtet at sælge momsfrit.

Du skal verificere, om det momsnummer som køber har oplyst, er gyldigt. Du skal også indhente en elektronisk bekræftelse af købers navn og adresse. Købers land fastsætter, hvordan du kan bekræfte købers navn og adresse finder sted. Det kan fx være i VIES.

Husk at gemme dokumentation for, at du har tjekket købers momsnummer på salgstidspunktet, fx ved at tage et skærmbillede af VIES, når du har tjekket virksomheden.

Med hensyn til at undersøge købers navn og adresse har du som sælger først pligt til at anvende faciliteten, når køberens hjemland stiller den til rådighed. Af tekniske grunde kan danske virksomheder ikke tjekke spanske og tyske køberes navne og adresser i VIES.

Du kan verificere virksomheders momsnumre her:

Momsnumre i Danmark

Momsnumre i EU (Europa-Kommissionens hjemmeside)

Baggrund for, at du skal verificere købers momsnummer

Når en virksomhed i ét EU-land sælger en vare til anden virksomhed i et andet EU-land, skal den i princippet betale moms i det land, hvorfra varen forsendes eller transporteres, selv om der i praksis er tale om momsfrit salg. Den momsregistrerede køber skal i stedet betale en særlig moms (erhvervelsesmoms) i det land, hvor varen sendes eller transporteres til. Der er dog fradragsret for erhvervelsesmomsen. Da erhvervelsesmomsen skal indbetales og kan fradrages på samme tidspunkt, kan køberen derfor købe varerne uden reelt at betale moms.

En køber, der ikke har et momsregistreringsnummer, skulle have betalt moms ved købet, idet virksomheden, der sælger, kun må sælge varer momsfrit til en køber i et andet EU-land, hvis denne køber er momsregistreret. Køberen har derfor større mulighed for at begå momssvig, end hvis køberen havde købt varen med moms.

Hvis du handler efter de nye harmoniserede europæiske dokumentationskrav, vil myndighederne som udgangspunkt formode, at du har opfyldt dine dokumentationskrav som sælger. Dog kan Skatteforvaltningen afvise, at du har opfyldt dokumentationskravene, hvis det kan bevises, at oplysningerne i et af dokumenterne er forkerte.

Du behøver ikke at bruge de harmoniserede dokumentationskrav. Hvis du ikke ønsker at bruge dem, skal du være opmærksom på, at du i stedet skal bruge de nationale regler, der gælder i de EU-lande, du handler med. Hvis du fx sælger og sender varer fra Danmark, skal du følge de danske regler.

Dokumentationskravene afhænger af, om du som sælger selv står for eller arrangerer transporten, eller om køber står for eller arrangerer transporten.

Dokumentationen kan bestå af dokumenter vedrørende varernes transport eller forsendelse, fx:

  • et underskrevet CMR-dokument (dokument til grænseoverskridende vejtransport) eller ledsagedokument
  • dokument for lastet gods hvor skibsføreren har kvitteret for godset og forpligter sig til at levere det til rette modtager (et konnossement)
  • et luftfragtbrev
  • en faktura fra transportøren af varerne

Eller af følgende andre beviser:

  • en forsikringspolice vedrørende varernes transport eller forsendelse eller bankbilag for betalingen af varernes transport eller forsendelse.
  • officielle dokumenter, der er udstedt af en offentlig myndighed, fx en notar, og som bekræfter varernes ankomst i køberens hjemland.
  • en kvittering, der er udstedt af ejeren af det lager i EU-landet, hvor varerne ankommer til, og som bekræfter varernes oplagring i dette land.

Dokumentation, når du som sælger selv står for eller arrangerer transporten

Du har to muligheder for at have den korrekte dokumentation:

  1. Du skal enten have mindst to separate dokumenter vedrørende varernes transport eller forsendelse.
  2. Alternativt skal du have ét dokument vedrørende varernes transport eller forsendelse og ét af de andre beviser.

De to dokumenter eller dokumentet og beviset må ikke være indbyrdes modstridende. Derudover skal dokumentationen være udstedt af to forskellige parter, der er uafhængige af hinanden, af sælgeren og af erhververen.

Dokumentation, når køber står for eller arrangerer transporten

Du skal som sælger have flere former for dokumentation, når køber står for eller arrangerer transporten. Du skal have en skriftlig erklæring fra køberen, hvor det fremgår, at varerne er blevet transporteret eller forsendt af køberen selv eller af en tredjemand for køberens regning. Køberen skal senest den tiende dag i måneden efter leveringen aflevere den skriftlige erklæring til sælgeren.

Den skriftlige erklæring skal indeholde:

  • udstedelsesdato for erklæringen
  • navnet på det EU-land, der er destination for varerne
  • køberens navn og adresse
  • mængden og arten af varerne
  • dato og sted for varernes ankomst
  • identifikation af den person, der modtog varerne på vegne af køberen

I tilfælde af levering af transportmidler, skal erklæringen også indeholde registreringsnummeret på det transportmiddel, der bliver leveret.

Derudover skal du have:

  1. Enten mindst to separate dokumenter vedrørende varernes transport eller forsendelse, som bekræfter transporten eller forsendelsen.
  2. Alternativt skal du have ét dokument vedrørende varernes transport eller forsendelse og ét af de andre beviser, som bekræfter transporten eller forsendelsen.

De to dokumenter eller dokumentet og beviset må ikke være indbyrdes modstridende. Derudover skal dokumentationen være udstedt af to forskellige parter, der er uafhængige af hinanden, af sælgeren og af erhververen.

Hvis du ikke ønsker at bruge de harmoniserede dokumentationskrav, skal du være opmærksom på, at du i stedet skal bruge de nationale regler, der gælder i de EU-lande, du handler fra. Hvis du fx sælger og sender varer fra Danmark, skal du følge de danske regler.

I Danmark gælder det, at den person, der afhenter varerne, allerede i forbindelse med udleveringen af varerne skal forsyne sælgeren med supplerende oplysninger, som gør det muligt at identificere den, der afhenter varerne. Det kan fx være kopi af kørekort eller lignende dokumentation. Hvis ikke dokumentationen er forsynet med læselig underskrift, skal personen også kvittere skriftligt (med læsbar underskrift) for udleveringen af varerne.

Du kan læse mere om reglerne i den juridiske vejledning.