Opbygning af fil i regneark

Ønsker du at indberette mange oplysninger på én gang, kan du danne en fil og sende den til Skattestyrelsen via menupunktet, ”Indberetning af oplysninger ved filoverførsel”.

Hvis din forening fører sit regnskab i et edb-system, er det sandsynligt, at den ønskede fil kan dannes direkte herfra. Findes denne mulighed ikke, kan du selv opbygge filen i et regneark, fx Excel. Data, der er trukket direkte ud fra et regnskabssystem, har ikke den ønskede struktur, men kan tilrettes i et regneark, fx med udgangspunkt i en tekstfil.

Nyt
Vi ændrer strukturen for filer i fast format og for komma/semikolonseparerede filer.
Der tilføjes et start- og et slutindivid. Se efterfølgende beskrivelse om hvad start- og slutindividet skal indeholde.

Indtastning i et regneark
Nedenfor ses et skærmbillede, som viser indtastningen i et regneark og hvordan data til indberetningen skal følge hinanden kolonne- og rækkevis. Her er vist startindividet (linje 1), to indberetninger og slutindividet (her linje 4). Bemærk, at de viste cpr- og cvr-nr. er fiktive.

 

Regnearket skal inden indtastningen opsættes til tekstformat:

Marker kolonne A til I. Højre klik, vælg ”Formater celler”. På fanebladet ”Tal” vælges ”Tekst”. Så vil tekst og tal blive vist, som det er skrevet.

Startindivid, linje 1:

  • I Kolonne A skrives 0001 i tal.

  • I kolonne B skrives foreningens cvr-/se-nr.

  • I kolonne C skrives et leverancenummer, som er et 9 cifret tal, der opsættes af indberetter. Tallet må ikke udelukkende indeholde 0 ”nul”. Leverancenummeret skal være unikt, dvs. at nummeret skal være forskelligt for hver fil, der indberettes.

  • I kolonne D skrives indsenders navn, højst 35 tegn.

Som det fremgår at billedet, er data følgende (linje 2 og 3 i eksemplet):

  • Kolonne A: Er en konstant, 2262.

  • Kolonne B: Foreningens cvr-/se-nr.

  • Kolonne C: Givernes cpr-nr. eller cvr-/se-nr.

  • Kolonne D: Indkomståret, hvor gaven er givet. 4 cifre feks. 2018.

  • Kolonne E: Er blank her. Er reserveret til et fortegn, så foreningen på et senere tidspunkt kan sende rettelser med negative beløb; blank er altså lig ”plus”.

  • Kolonne F: Gave- eller ydelsesbeløb i hele kroner, uden punktum eller komma.

  • Kolonne G: Markeres med ”A” for alm. gave efter ligningslovens § 8A eller ”L” for løbende ydelse efter ligningslovens § 12.

  • Kolonne H: Er til foreningens eget brug, og kan bruges efter behov. Skattestyrelsen bruger og gemmer ikke disse informationen til behandling af indberetningen. I skal være opmærksom på, at filen kan fejle ved brug af specialtegn. Der kan bruges tal og bogstaver.

  • Kolonne I: Rettekode, som er 0 ved alm. indberetninger og 1 ved rettelser.

Slutindivid (sidste linje i filen, linje 4 i viste eksempel):
I kolonne A skrives ”9998” i tal – det markerer linjen for slutindivid. I kolonne B skrives foreningens cvr-/se-nr. I kolonne C skrives antal indberetninger inkl. startlinjen og slutlinjen – i det viste eksempel tallet 4.

Gem regnearket
Inden du går videre til næste afsnit og den semikolonseparerede fil, bør du gemme filen som et almindelig regneark.

Dan fil til indberetning
Regnearket kan ikke uden videre sendes til Skattestyrelsen via TastSelv Erhverv. Det skal først gemmes som semikolon-separeret fil, inden det sendes videre til Skattestyrelsen.

 

Som det ses i skærmbillederne herover, vælger du punktet ”Gem som” i menuen ”Filer”. Når dialogboksen kommer frem, vælger du i rullemenuen ved ”Filtype” - ”CSV (semikolonsepareret)”. Filnavnet er valgfrit.

Der er nu to filer gemt, det oprindelige regneark og en CSV semikolonsepareret fil. Det ser sådan ud:

 

Det er den CSV semikolonseparerede fil, der overføres via TastSelv Erhverv.

Den semikolonseparerede fil skal nu åbnes ved brug af computerens Notesblok program. Højre klik på filen og åbn med Notesblok. Se skærmprint nedenfor.

Hvis du skal redigere i indberetningen – åben altid regnearket, der er gemt som almindeligt Excel-regneark. Ret og gem, hvorefter du på ny gemmer som CSV-semikolonsepareret fil.

 

Til orientering er den semikolonseparerede fil vist nedenfor, åbnet i computerens Notesblok-program.

 

Filen skal redigeres i Notesblok. Der er 5 semikolon tegn i første linje (startindivid-linjen) og 6 semikolon tegn i sidste linje (slutindivid-linjen). Disse semikolontegn slettes før at filen kan uploades til os. 

Den færdige fil – efter sletning af semikolon-tegn – ser sådan ud:

 

Gem det færdige regneark åbnet i Notesblok ved at klikke på ”Filer” og tryk ”gem”.

Du er nu klar til at indberette din fil:

  • Log på TastSelv Erhverv.
  • Vælg "øvrige indberetninger" i øverste linje.
  • Vælg "gaver" i venstre menu.
  • Vælg "velgørende institutioner" i venstre menu.
  • Vælg "indberette gaver til velgørende institutioner".
  • Vælg "indberetning af oplysninger ved filoverførsel".

 Skattestyrelsen anbefaler at du tager et print af kvitteringen.

Kvitteringen ser sådan ud (vist i Skattestyrelsens demo-program):