Indberet til LetLøn
Du kan indberette til LetLøn på to måder: Via beregningsordningen eller ved indberetning via dit eget lønsystem. De fleste indberetter via beregningsordningen.
Du kan kopiere en tidligere lønberegning i LetLøn og bruge den, når du skal indberette. På den måde skal du ikke starte forfra hver gang, men blot rette de relevante oplysninger og tal.
Før du kan indberette, skal du oprette dine medarbejdere i LetLøn. Derefter kan du indberette.
- Vælg LetLøns beregningsordning - indberet medarbejderoplysninger i hovedmenuen
- Vælg Opret
- Tast medarbejderens cpr-nummer og vælg løntype (fx timelønnet eller månedslønnet)
- Vælg OK, og du kommer automatisk til "Stamoplysninger"
- Registrer resten af medarbejderens oplysninger.
Det skal du især være opmærksom på, når du udfylder stamoplysningerne
- Medarbejdernummer: Skal udfyldes (nummer efter eget valg - dog højst 15 tegn).
- Tiltrædelsesdato: Hvornår startede den ansatte hos dig (du finder punktet under Stillingsbetegnelse).
- Undlad automatisk beregning af befordringsfradrag (kørselsfradrag): Skal kun markeres, hvis der ikke automatisk skal beregnes befordringsfradrag. Det kan for eksempel være relevant, hvis medarbejderen ikke møder på arbejde hver dag.
- Behold A ud for ATP (Systemet holder selv styr på, hvornår der skal beregnes ATP).
- Vælg skattekorttype: Har medarbejderen frikort, skal du vælge "Hovedkort". Systemet ændrer herefter selv til frikort.
- Tast startdato for skattekort: Normalt er det samme dato som medarbejderens tiltrædelsesdato.
- Ferieoplysninger: Du skal vælge, om din medarbejder er timelønnet eller funktionær. Funktionærer får løn under ferie. Er din medarbejder timelønnet, beregner systemet feriepenge. Du skal i så fald vælge feriepengeudbetaler (FerieKonto, arbejdsgiver, Arbejdsgivernes Centrale Ferieregister eller en feriekasseudbetaler). Skal du oprette en medarbejder med speciel type af ferie uden løn, skal du kontakte os på 72222824.
- Barselsudligningsordning: Systemet udfylder automatisk, at dine ansatte er omfattet af Andre ordninger. Er dine ansatte ikke omfattet af Andre ordninger, skal du vælge den lovbaserede.
- Vælg LetLøns beregningsordning - indberet lønoplysninger
- Vælg Ny beregning
- Udfyld periodens startdato, fx 20140101, og periodens slutdato
- Udfyld dispositionsdato, fx 20140131 (Dispositionsdatoen er den dato, hvor den ansatte får udbetalt sin løn)
- Vælg "Løntype", fx måned
- Vælg OK, og du kommer automatisk til skærmbilledet "Tilføj ansatte"
- Markér de medarbejdere, du vil lave en beregning for
- Vælg OK, og du kommer til skærmbilledet "Beregningsindhold"
- Tast antal løntimer, ATP-timer (ATP i hele timer) og løn
- Vælg Gem
- Skal du indberette flere lønoplysninger, fx fri bil, fri telefon eller sygedagpenge, skal du ud for den enkelte medarbejder klikke på Vælg og Åbn grundlag
- Vælg Gem og Beregn, når alle lønoplysninger er udfyldt
- Vælg Godkend
- Skærmbilledet "Beregningssvar summeret" bliver vist. Til højre for medarbejderens navn kan du vælge Detaljer. Her kan du se, hvor meget du skal udbetale til din medarbejder, og hvor meget skat, bidrag og ATP, du skal betale til LetLøn
Oplysningerne bliver først sendt videre til Skattestyrelsen, ATP, FerieKonto og FeriePenge.dk, når du har godkendt din indberetning. Der skal stå "Godkendt med kvittering" ud for beregningen. Det tager op til to timer at få din kvittering.
Du skal have godkendt beregningen i LetLøn senest på dispositionsdatoen (den dag, hvor din medarbejder får sin løn udbetalt).
Har du glemt at godkende en beregning, og dispositionsdatoen er overskredet, skal du kontakte os på 72 22 28 24.
Hvis du har lavet en forkert beregning
Du kan rette din beregning så længe, du ikke har godkendt den.
- Vælg Åbn grundlag ud for den relevante beregning
- Ret beløbet
- Vælg Gem
- Vælg Beregn igen
- Vælg Godkend
Hvis du har godkendt, og dispositionsdatoen ikke er overskredet, kan du tilbageføre beregningen.
- Vælg Åbn grundlag ud for den relevante beregning
- Vælg Tilbagefør
Hvis du har godkendt, og dispositionsdatoen er overskredet, skal du kontakte os på 72222824.
Spar tid: Brug en tidligere lønberegning, når du skal indberette
Du kan kopiere en tidligere lønberegning i LetLøn og bruge den, når du skal indberette. På den måde behøver du ikke starte forfra hver gang, du skal indberette, men blot rette de relevante oplysninger og tal.
- Vælg LetLøns beregningsordning - indberet lønoplysninger
- I Vælg funktion vælger du Kopier
- Udfyld startdato, slutdato og dispositionsdato
- Vælg OK
- Ret evt. løntimer, ATP-timer og løn
- Vælg Gem
- Vælg Beregn
- Vælg Godkend
B-indkomst
Skal du udbetale B-indkomst, skal du oprette modtageren i "Medarbejderoplysninger":
- Vælg LetLøns beregningsordning - indberet medarbejderoplysninger
- Vælg Opret
Når du har oprettet medarbejderen, skal du indsætte B-indkomsten i en beregning:
- Vælg LetLøns beregningsordning - indberet lønoplysninger
- Vælg Ny beregning
- Udfyld periodes startdato, periodens slutdato og dispositionsdato.
- Vælg "Løntype", fx måned
- Vælg OK, og du kommer automatisk til skærmbilledet "Tilføj ansatte", hvor du skal markere de medarbejdere, du skal indberette B-indkomst for
- Vælg OK, og du kommer til skærmbilledet "Beregningsindhold"
- Vælg Åbn grundlag ud for beløbsmodtageren
- Vælg punkt F og markér felt 06 Honorar
- Vælg OK
- Skriv beløbet
- Vælg Gem
- Vælg Retur
- Vælg Beregn
- Vælg Godkend
Søn- og helligdagsbetaling
LetLøns beregningsordning kan ikke beregne søn- og helligdagsbetaling. Det skal du udregne og opsummere manuelt, og derefter indsætte beløbet, når du laver den almindelige lønberegning for måneden.
- I beregningen vælger du Åbn grundlag ud for medarbejderen.
- Udfyld beløbet under punkt A, felt 93 eller 94 og skriv "søn- og helligdagsbetaling". Disse felter indgår i grundlaget for beregning af AM-bidrag og A-skat, men ikke i ferieberettiget løn.
Feriepengeberegning ved fratrædelse (funktionær)
Du kan først lave beregningen den dag, din medarbejder fratræder.
- Vælg LetLøns beregningsordning - indberet medarbejderoplysninger.
- I "Vælg funktion" vælger du Fratræd ud for medarbejderen
- Skriv fratrædelsesdato
- Vælg Gem
- Vælg Øvrige saldi
- Indsæt reguleringsbeløb til feriepengeberettiget løn (løn under afholdt ferie skal fratrækkes og angives med minus)
- Er der ikke noget reguleringsbeløb, skal du taste "0"
- Notér restferiedage (en oplysning du skal bruge, når du laver beregningen)
- Vælg Gem
- Vælg LetLøns beregningsordning - indberet lønoplysninger
- Vælg Ny beregning
- I "Vælg løntype" vælger du Feriegodtgørelse ved fratrædelse
- Vælg OK
- Markér den fratrådte medarbejder
- Vælg OK
- Markér Feriepengeudbetaler og tast feriedage til rest (dvs. de feriedage din medarbejder skal have feriepenge for)
- Vælg Gem
- Vælg Beregn
- Vælg Godkend
Særligt ferietillæg (1 procent)
Systemet beregner automatisk 1 procent af lønnen (det særlige ferietillæg), som du skal udbetale en gang om året. Normalt er det ved ferieårets begyndelse i maj måned. Du kan se det samlede beløb i medarbejderens stamoplysninger under "Øvrige saldi".
Du skal selv indsætte det samlede ferietillæg, når du laver den almindelige lønberegning for den måned, hvor ferietillægget udbetales.
- I beregningen vælger du Åbn grundlag ud for medarbejderen.
- Tast beløbet under punkt "E - felt 03, Ferietillæg".
Nulindberetning
Er der en måned, hvor du ikke har en lønudbetaling, skal du indberette nul (0) senest den 10. i den efterfølgende måned. Du får en påmindelse fra LetLøn dagen før, hvis du har givet os din mailadresse.
- Vælg LetLøns beregningsordning - indberet lønoplysninger
- Vælg Ny beregning
- Tast lønperioden (du skal ikke udfylde dispositionsdatoen)
- Under "Løntype" vælger du Nulindberetning
- Vælg Godkend
Dit lønsystem være tilpasset LetLøn, før du kan indberette til LetLøn. Du kan kontakte din lønsystemudbyder for at sikre dig, at dit system er opsat korrekt til LetLøn.
Indberet ansættelsesoplysninger og bestil skattekort
Du skal starte med at indberette (uploade en fil) ansættelsesoplysninger og bestille skattekort. Du har også mulighed for at bestille skattekort i "Personstamoplysninger - herunder skattekortbestilling".
Når LetLøn har behandlet din bestilling af skattekort, klargør vi en fil med skattekortoplysningerne (eSkattekort). Du får en mail om, at filen er klar, medmindre du har fravalgt mail eller ikke har oplyst en mailadresse. Mailen sender vi normalt inden for 2 timer.
Du skal indlæse filen i dit lønsystem ved at vælge "Skattekort - download". Du kan også taste skattekortoplysninger direkte ind i dit lønsystem. Du finder skattekortoplysninger under "Skattekort - forespørgsel".
Sker der ændringer i en af dine ansattes skattekort, får du en mail. Du kan hente de nye oplysninger ved download eller i "Skattekort - forespørgsel".
Husk at indsætte fratrædelsesdato, når en medarbejder fratræder.
Indberet lønoplysninger
I hovedmenuen skal du vælge Indberet lønoplysninger - filupload. Klik på Gennemse og find din fil med lønoplysninger. Klik på Indsend.
Når du har indberettet lønoplysningerne, laver systemet en indberetningsstatus og en indberetningskvittering, som du kan downloade inde på LetLøn under punktet "Meddelelse til virksomhed".
I "Indberetningsstatus" kan du se, om indberetningen er under behandling (U), modtaget uden fejl (M), delvist modtaget (D), eller afvist (A).
I "Indberetningskvittering" kan du se samlede beløb pr. måned for A-indkomst, skat osv. Hvis du har valgt MQ (Message Queuing) og SFG (Sterling File Gateway) som kvitteringsmetode, sender systemet kvittering dertil.
Forespørg på indberetningsstatus
- Hvis du ønsker at se, om din fil er modtaget, kan du via hovedmenuen vælge punktet Forespørg på indberetningsstatus
- U betyder under behandling
- M betyder modtaget
- D er delvist modtaget
- A er afvist
Du kan klikke på indberetningen og få nærmere oplysninger om advis, fejlmeddelelser og øvrige oplysninger.
Filformat i LetLøn
Find information om filstruktur mv. i Teknisk vejledning eIndkomst og LetLøn
Du kan også kontakte os på 72 22 28 24.