Nachfolgend finden Sie fünf Beispiele für Geschäftsreisen, die veranschaulichen sollen, wie und wann ein Arbeitnehmer Anspruch auf eine steuerfreie Reisekostenpauschale hat. Die Festlegung, ob ein Arbeitnehmer tatsächlich auf Geschäftsreise ist, erfolgt im Rahmen einer individuellen Prüfung.

Beispiel 1: Änderung der Arbeitszeiten

Der Gehalts-/Lohnempfänger Michael lebt in Stubbekøbing und arbeitet vorübergehend an einem Bauprojekt in Kalundborg. Die Entfernung mit dem Auto beträgt ca. 128 km, die Fahrtzeit 1 Stunde und 48 Minuten. Michael arbeitet an fünf Tagen pro Woche von 7.00 Uhr bis 15.00 Uhr. Michael ist nicht auf Geschäftsreise; auch dann nicht, wenn er beschließt, an seinem vorübergehenden Arbeitsplatz zu übernachten.

Die Frist für die Übergabe der Bauarbeiten, an denen Michael mitarbeitet, läuft bald aus und die Arbeiten verzögern sich. Michaels Arbeitgeber hat daher für seine Mitarbeiter Überstunden angeordnet, damit die Bauarbeiten termingerecht fertiggestellt werden können.

Michael arbeitet daher nun von Montag bis Donnerstag von 6.00 Uhr bis 18.00 Uhr und am Freitag von 6.00 Uhr bis 14.00 Uhr. Er fährt am Montagmorgen von Stubbekøbing weg und kommt am Freitag nach Arbeitsende zurück. Von Montag bis Freitag übernachtet er in seinem Wohnwagen/Wohnmobil in der Nähe seines vorübergehenden Arbeitsplatzes.

Die geänderten Arbeitsbedingungen von Michael (Änderung der Arbeitszeiten) bedeuten nicht, dass Michael ab dem Zeitpunkt, an dem er am Montagmorgen von Zuhause wegfährt, bis zu seiner Rückkehr am Freitagnachmittag auf Geschäftsreise ist. Dass es nicht als Geschäftsreise gilt, liegt darin begründet, dass er nur für eine kurze Zeitdauer von Montag bis Donnerstag 12 Stunden pro Tag arbeiten muss und seine Arbeit am Freitagmorgen um 6.00 Uhr beginnt, und dass die Arbeit nicht als körperlich anstrengend gilt.

Michaels Arbeitsbedingungen bedeuten also, dass es ihm zugemutet werden kann, zum Übernachten zurück nach Stubbekøbing zu fahren.

Beispiel 2: Pauschale für Bereitschaftsdienst

Peter lebt in Odense. Am Dienstag wird er von seinem Arbeitgeber nach Vejle geschickt, wo er eine Maschine bei einem Kunden von Peters Arbeitgeber aufbauen soll. Peter ist der einzige Mitarbeiter seines Arbeitgebers, der diese Maschine kennt.

Peters Arbeitstag beginnt um 8.00 Uhr mit dem Abholen der Maschine auf dem Betriebsgelände seines Arbeitgebers in Odense. Um 8.30 Uhr fährt er mit dem Auto des Arbeitgebers zu der Firma in Vejle, wo er den Rest seines Arbeitstages mit dem Aufbau der Maschine und der Einweisung der dortigen Mitarbeiter in den Gebrauch der Maschine verbringt.

Die Maschine ist neu und muss rund um die Uhr laufen. Peters Arbeitgeber bittet Peter daher, in Bereitschaft zu bleiben und den Abend und die Nacht in Vejle zu verbringen, damit er bei Problemen schnell reagieren kann.

Peter wird in der Nacht zum Mittwoch um 1.00 Uhr gerufen, um die Maschine zu überprüfen. Am Mittwoch um 7.00 Uhr wird Peter benötigt, um die Maschine zu justieren. Das dauert eine gewisse Zeit und Peter fährt deshalb erst um 11.00 Uhr am Mittwoch zum Betriebsgelände seines Arbeitgebers in Odense zurück, bringt das Auto zurück und arbeitet dann weiter bis zum Ende des normalen Arbeitstages um 16.00 Uhr.

Die Entfernung von Peters Wohnsitz in Odense zur Firma in Vejle beträgt ca. 75 km. Die Autofahrt dauert ungefähr 50 Minuten. Peters Geschäftsreise beginnt mit dem Verlassen seines dauerhaften Arbeitsplatzes am Dienstag und endet mit seiner Rückkehr an diesen am Mittwoch. Dass dies als Geschäftsreise gilt, ist darin begründet, dass seine Arbeitsbedingungen - also der Bereitschaftsdienst - es ihm unmöglich machen, zum Übernachten nach Hause zu fahren.

Peters Arbeitgeber zahlt die Übernachtung in einem Hotel in Vejle (freie Unterkunft). Peter hat daher keinen Anspruch auf eine steuerfreie Übernachtungspauschale. Da Peter aber selbst für seine Verpflegung während seines Aufenthalts in Vejle aufkommt, kann ihm sein Arbeitgeber seine Ausgaben für die Verpflegung steuerfrei erstatten, entweder über die Verpflegungspauschale zum Standardsatz oder aufgrund von Belegen.

Beispiel 3: Pauschale im Zusammenhang mit variablen Arbeitszeiten

Thomas lebt in Nykøbing Falster und arbeitet vorübergehend an einem Straßenbauprojekt in der Nähe von Roskilde, täglich von 7.00 Uhr bis 15.00 Uhr. Die Entfernung von Nykøbing Falster nach Roskilde beträgt ca. 111 km, die Autofahrt dauert ungefähr 1 Stunde und 15 Minuten.

Im Laufe der Woche ändern sich seine Arbeitszeiten. Die Straßenbauarbeiten müssen nun nachts durchgeführt werden, weil dann weniger Verkehr ist. Am Mittwoch arbeitet Thomas daher zunächst von 7.00 Uhr bis 15.00 Uhr und arbeitet dann ab 23.00 Uhr weiter bis 7.00 Uhr am Donnerstagmorgen.

Die Arbeitszeiten von Thomas in dieser Woche sind also wie folgt:

Montag von 7.00 Uhr bis 15.00 Uhr

Dienstag von 7.00 Uhr bis 15.00 Uhr

Mittwoch von 7.00 Uhr bis 15.00 Uhr (Abfahrt in Nykøbing F. um 5.45 Uhr)

Mittwoch von 23.00 Uhr bis Donnerstag 7.00 Uhr (Ankunft in Nykøbing F. um 8.15 Uhr)

Donnerstag von 23.00 Uhr bis Freitag 7.00 Uhr. Danach beginnt sein Wochenende.

Thomas kann also nach Arbeitsende an folgenden Tagen zum Übernachten nach Hause zu fahren: Montag um 15.00 Uhr, Dienstag um 15.00 Uhr, Donnerstag um 7.00 Uhr und Freitag um 7.00 Uhr. Daher gelten diese Tage nicht als Geschäftsreisetage für Thomas.

Am Mittwoch kann Thomas nicht zum Übernachten nach Hause fahren und vor Beginn der nächsten Arbeitsschicht um 23.00 Uhr wieder in Roskilde sein. Daher muss Thomas zwischen 15.00 und 23.00 in Roskilde bleiben, um sich auszuruhen, und sein Arbeitgeber kann hier eine steuerfreie Reisekostenpauschale für Thomas' Ausgaben für Verpflegung und Unterkunft zahlen.

Das bedeutet, dass die Zeit von Thomas' Abfahrt von zu Hause am Mittwochmorgen um 5.45 Uhr bis zu seiner Rückkehr am Donnerstagmorgen um 8.15 Uhr als Geschäftsreise gilt.

Beispiel 4: Freie Verpflegung und Unterkunft

Sophie lebt in Vordingborg und ist dort in einer Firma angestellt, die gerade umfassend umstrukturiert wurde. Sophie wurde in eine neue Abteilung versetzt, in der die Kollegen bisher noch nicht zusammengearbeitet haben.

Der Arbeitgeber schickt Sophie und ihre neuen Kollegen von Montag bis Mittwoch zu einem Mitarbeiterseminar in Sorø. Die Seminarzeiten sind: Montag bis Dienstag von 9.00 Uhr bis 18.00 Uhr und Mittwoch von 9.00 Uhr bis 16.00 Uhr. In dem Seminar geht es um die Projektplanung für die neue Abteilung für das kommende Jahr und die Teambildung innerhalb der neuen Abteilung.

Die Teambildungsaktivitäten unter dem Motto Kunst als Ausdrucksform finden am Montag- und Dienstagabend statt. Ein Künstler hält einen Vortrag und im künstlerischen Workshop müssen Sophie und ihre Kollegen als Team zusammenarbeiten.

Die Entfernung von Vordingborg nach Sorø beträgt ca. 60 km, die Autofahrt dauert knapp eine Stunde.

Am Montag und Dienstag kann Sophie wegen der Teambildungsaktivitäten am Abend nicht zum Übernachten nach Hause fahren. Das bedeutet, dass die Zeit von Sophies Abfahrt von zu Hause am Montagmorgen um 8.00 Uhr bis zu ihrer Rückkehr am Mittwoch um 17.00 Uhr als Geschäftsreise gilt.

Sophie erhält freie Verpflegung und freie Unterkunft und hat daher keinen Anspruch auf eine steuerfreie Reisekostenpauschale. Allerdings hat sie Anspruch auf 25 % des Satzes für die Verpflegungspauschale für kleinere Einkäufe. Hätte Sophie keine freie Verpflegung erhalten, hätte sie Anspruch auf eine steuerfreie Verpflegungspauschale.

Beispiel 5: Freibetrag im Zusammenhang mit den Ruhezeitenregelungen

Martin ist selbständiger Spediteur und lebt in Skanderborg. Er hat einige Mitarbeiter, arbeitet aber auch selbst als Fahrer. Seine Spedition hat ihren Sitz in Aarhus.

Martin muss Topfpflanzen in eine mittelgroße Stadt in Mittelschweden transportieren. Er kommt am Montagmorgen um 7.00 Uhr in seinen Betrieb in Aarhus und holt den LKW und notwendige Unterlagen. Er fährt in Aarhus um 8.00 Uhr los und befindet sich nun an einem vorübergehenden Arbeitsplatz (LKW). Ein Arbeitsplatz, an dem man sich im Rahmen der Durchführung seiner Arbeit befindet, gilt immer als vorübergehender Arbeitsplatz. Martins Geschäftsreise beginnt am Montag um 8.00 Uhr, wenn er mit dem LKW von seinem dauerhaften Arbeitsplatz in Aarhus losfährt.

Martin muss als erstes die Topfpflanzen in einer Baumschule in Kolding abholen. Von dort fährt er durch Fünen nach Kopenhagen und dann über die Öresund-Brücke nach Schweden. Auf dem Weg zu seinem Zielort macht Martin gemäß den geltenden Regelungen für Lenk- und Ruhezeiten eine Pause. Er erreicht seinen Zielort am Montagabend. Er macht Halt an einer Raststätte, isst in der Cafeteria und übernachtet im LKW. Am Dienstagmorgen lädt er als erstes die Topfpflanzen auf dem Gelände des Empfängers ab. Dann macht er sich auf die Rückfahrt nach Dänemark.

Auf dem Rückweg nimmt er die Fähre von Helsingborg in Schweden nach Helsingør in Dänemark, da er in Hillerød eine Fracht übernehmen muss. Martin muss diese Waren nach Fåborg bringen und dort abliefern. Auf der Rückfahrt von Schweden macht er gemäß den geltenden Regelungen für Lenk- und Ruhezeiten Pausen.

Von Fåborg fährt er weiter Richtung Aarhus. Als er um 18.00 Uhr in Vejle ankommt, ist seine zulässige Fahrzeit fast aufgebraucht. Nach den geltenden Regelungen für Lenk- und Ruhezeiten darf er an diesem Tag nicht mehr weiter fahren; er hält daher im Güterverkehrszentrum in Vejle, um sich auszuruhen.

Martin ist ca. 40 km von seinem Wohnsitz in Skanderborg entfernt. Aufgrund der Entfernung kann Martin noch heimfahren, obwohl er seine zulässige Fahrzeit aufgebraucht hat und den LKW nicht mehr weiter fahren darf.

Da Martin zum Übernachten nach Hause fahren kann, endet seine Geschäftsreise am Dienstag, wenn er einen Halt einlegt (in Vejle). Martin hat keinen Anspruch auf eine Reisekostenpauschale/einen Abzug nach dieser Zeit. Die Tatsache, dass Martins Geschäftsreise zu Ende ist, bedeutet allerdings nicht unbedingt, dass er zum Übernachten nach Hause fahren muss. Die Steuerregeln schreiben nicht vor, dass Martin nicht am LKW bleiben darf, nur dass er keinen Anspruch auf eine Reisekostenpauschale/einen Abzug hat.