Bogføring: Sådan gør du
Når du ejer en enkeltmandsvirksomhed eller PMV, skal du selv holde styr på virksomhedens økonomi. Det gør du ved at bogføre. Med bogføring får du overblik over:
- Dine indtægter og udgifter
- Hvor meget du skylder (gæld)
- Din virksomheds værdi (egenkapital: Aktiver minus gæld)
Når regnskabsåret er ved at være slut, skal du bruge din bogføring til lave virksomhedens regnskab. Vi anbefaler dig at bogføre løbende og holde styr på dine fakturaer (bilag), så du har det bedste overblik, når du skal lave regnskabet.
Du kan få hjælp i vores Bogføringsguide
I vores bogføringsguide får du hjælp til, hvordan du bogfører dine bilag korrekt og får de rigtige fradrag for din virksomheds udgifter. Guiden rummer de fleste emner og typer af bilag, som du har brug for.
Bliv klar til at bogføre
Når du skal bogføre, er det en god idé at bruge et bogføringsprogram. Bogføringsprogrammerne kan som regel både bruges til at lave bogføring, moms- og skatteregnskab, til at skrive fakturaer til kunderne, lave lagerstyring og meget mere.
Du kan også vælge at få en revisor eller bogholder til at tage sig af virksomhedens digitale bogføring.
Bogføringsprogram
Fordele
- Programmet regner automatisk dine moms- og skattefradrag ud, når du skriver dine udgifter ind.
- Du får en kontoplan, der passer til din virksomheds behov.
- Du kan også bruge det til at skrive fakturaer, styre dit lager og lave moms- og skatteregnskab.
- Nogle standardversioner er gratis eller kan købes for et mindre beløb.
Ulemper
- Det koster penge, hvis du vil have funktioner udover standardversioner.
Bogholder
Fordele
- Du slipper for den daglige bogføring og får mere tid til din virksomhed.
- En bogholder ved, hvordan man bogfører.
Ulemper
- Det koster penge at bruge en bogholder.
- Du har stadig det endelige ansvar for, at der bliver bogført korrekt.
Hvis du sælger momspligtige varer og ydelser, skal du udarbejde en faktura. Du skal lave den i et format, så der ikke kan rettes i den efterfølgende. Det kan fx være i pdf-format. Gem også et eksemplar af fakturaen som bilag til dit regnskab.
Fakturaerne skal have fortløbende numre, hvilket vil sige, at hvis du sidst fakturerede nr. 1, så skal de næste hedde 2, 3, 4 osv.
Når du sælger momspligtige varer og ydelser, skal fakturaen indeholde:
- Fakturanummer
- Fakturadato
- Sælgers navn og adresse samt cvr-/se-nummer
- Kundens navn og adresse
- Varens art, mængde og pris
- Leveringsdato (hvis den ikke er den samme som fakturadato)
- Momsgrundlaget, pris pr. enhed uden afgift, eventuelle prisnedslag, bonus og rabatter, hvis disse ikke er indregnet i prisen pr. enhed
- Gældende momssats
- Momsbeløbet
Video: Sådan laver du en faktura
(1:47 min.)
Hvis du sælger for under 3.000 kr. til en anden momspligtig virksomhed, kan du nøjes med en forenklet faktura, der indeholder oplysning om:
- Virksomhedens navn og adresse
- Virksomhedens registreringsnummer (cvr-nr.)
- Fortløbende nummer (fakturanummer)
- Udstedelsesdato (fakturadato)
- Mængden og arten af de leverede varer/omfanget eller arten af de leverede ydelser
- Det samlede omsætningsbeløb og momsbeløbets størrelse
Momsbeløbets størrelse indberetter du ved at skrive, at afgiften udgør 20 % af den samlede pris inkl. moms (svarende til 25 % af prisen ekskl. moms).
Video: Sådan laver du en forenklet faktura
Sælger du til offentlige institutioner, skal du lave en elektronisk fakturering via virk.dk:
Du skal bogføre dine transaktioner (salg, køb, lån osv.) så hurtigt som muligt. Også selvom beløbet på fakturaen ikke er betalt. Du skal så vidt muligt bogføre dine transaktioner i den rækkefølge, du har foretaget dem i.
Det er vigtigt, at du har styr på dine bilag og gemmer dem i 5 år efter regnskabsårets udløb. Du må gerne gemme dem elektronisk.
Sådan kan du holde styr på dine bilag:
- Giv dine bilag et bilagsnummer, når du bogfører dem og skriv nummeret på bilagene.
- Brug fortløbende bilagsnumre, dvs. en rækkefølge fx 103, 104, 105 osv.
- Sæt eventuelle papirbilag i nummerorden i et ringbind.
Sådan bogfører du
Når du laver dit regnskab, skal du opdele dine indtægter og udgifter i mindre kategorier som fx reklame, husleje, vareindkøb og administration. En kategori kaldes også en konto. Du kan fx samle alle posteringer for husleje på én konto kaldet husleje.
Hvis du er registreret for moms eller lønsumsafgift, skal du også lave en konto for hver af de afgifter.
Kontoplan: Liste over dine konti
En kontoplan er en liste over alle de konti, du bruger til at bogføre. Du bruger kontoplanen, når du laver dit regnskab og til at regne ud, hvad du løbende skal betale i skat og moms.
Du kan se andre konti, der måske er relevante for din virksomhed i vores bogføringsguide:
Bogføringsguide: Kontoplan til enkeltmandsvirksomheder uden ansatte
Bogføringsguide: Kontoplan til enkeltmandsvirksomheder med ansatte
Bogføringsguide: Kontoplan til PMV
Regnskabsprogrammer kan automatisk holde styr på dine konti
Bruger du et regnskabsprogram, har du mulighed for at vælge en standardkontoplan. Regnskabsprogrammet vil så automatisk give de forskellige konti (vareforbrug, reklame osv.) fortløbende numre. Det vil også automatisk regne ud, hvor stort dit fradrag er, når du skriver dine udgifter ind i de forskellige konti.
Når du har haft en indtægt eller udgift i din virksomhed, så skal du bogføre den 2 steder i dit årsregnskab. Du skal både bogføre den under:
- Resultatopgørelsen som indtægt eller udgift
- Balancen som aktiv eller passiv
Det kaldes også det dobbelte bogholderi, som indebærer at hver indtægt og udgift både skal debiteres og krediteres, for at få bogholderiet til at stemme.
Vi anbefaler, at du løbende bogfører din virksomheds indtægter og udgifter.
Eksempel: Salg til kunde
Har du et salg til en kunde, bogfører du det som en indtægt i resultatopgørelsen og som et aktiv i balancen, da det er penge, du har til gode.
Eksempel: Køb af maskine
Køber du en maskine til din virksomhed, bogfører du beløbet som en hævning på fx din virksomheds bankkonto, og som et aktiv i balancen, da maskinen nu indgår som en del af din virksomheds værdi.
Ejer du en virksomhed (fx butik eller café), der har et kasseapparat og flere daglige salg, skal du afstemme din kasse hver dag. Får du ikke afstemt din kasse, kan det få den konsekvens, at vi bliver nødt til at se bort fra dit regnskab og i stedet laver et skøn over din virksomheds skat og moms. Det kan betyde, at din virksomhed skal betale mere i moms og skat, og du risikerer at få en bøde.
Når du afstemmer din kasse, skal du tælle, hvor meget der er i kassen. Beløbet skal stemme overens med dit kasseregnskab. Du skal kunne dokumentere dine salg, hvis vi beder dig om det for at kunne godkende dit regnskab.
Brug skema til din kasseafstemning
For at du kan lave en kasseafstemning, skal du bruge et skema, som du skriver alle beløb ind i.
I skemaet nedenfor får du hjælp til, hvad du skal skrive i de forskellige felter. Du kan vælge at udfylde skemaet og gemme det på din computer, hvor de vigtigste tal så automatisk bliver lagt sammen, eller du kan printe skemaet og selv lægge tallene sammen.
Hent skema til kasseafstemning (Excel)
Difference mellem kasse og kasseregnskab
Der kan være forskel på det beløb, du har optalt i kassen og det i dit kasseregnskab. Det kan fx være, at du har rundet dine byttepenge lidt op eller ned. Denne difference skal du bogføre.
Er differencen stor, skal du så vidt muligt finde fejlen og derefter bogføre som enten indtægt eller udgift.
Efter du har lavet kasseafstemningen, skal du sørge for at gemme bilag i 5 år.
Bilag kan fx være:
- Dagens dankortstrimmel
- Z-strimlen
- Skemaet til kasseafstemning
- Tilgodebevis
- Forenklede fakturaer
- Kvitteringer for varer, som du har betalt med penge fra kassen.
Du skal huske at bogføre disse bilag i dit regnskab, så du kan dokumentere, hvad dagens salg har været. Hvis kassen ikke stemmer, skal du også huske at bogføre kassedifferencen.
I vores video forklarer vi også:
- Hvad en kontoplan skal indeholde
- Dobbeltbogholderi
- Kasseregnskab
- Hvordan du bogfører salgs- og købsmoms
Videoen er for dig, der ejer en enkeltmandsvirksomhed eller PMV.
(02:49 min.)
For uddybende og fyldestgørende juridisk information, se Den juridiske vejledning om angivelse og afregning