Nye krav til digital salgsregistrering for visse brancher i 2024
Fra og med 1. januar 2024 er der krav om, at virksomheder inden for specifikke brancher (se nedenfor), der har en årlig omsætning på under 10 mio. kr., skal benytte et digitalt salgsregistreringssystem. Systemet skal leve op til nogle nye lovkrav, der står nævnt i momsbekendtgørelsen.
De nye krav til digital salgsregistrering kan betyde, at din virksomhed enten skal have opdateret sit digitale salgsregistreringssystem med nyt software, eller skal anskaffe sig et helt nyt digitalt salgsregistreringssystem.
Hvem er omfattet af de nye krav:
Reglerne gælder for dig, der driver virksomhed inden for én af de fire følgende brancher og samtidig har en årlig omsætning på under 10 mio.kr.:
- Caféer, værtshuse, diskoteker mv.
- Pizzeriaer, grillbarer, isbarer mv.
- Købmænd og døgnkiosker
- Restauranter
De nye lovpligtige krav til digitale salgsregistreringssystemer har til formål at sikre et tilstrækkeligt dokumenteret datagrundlag for virksomhedernes salgsregistrering.
Vi har konstateret, at nogle leverandører skriver på deres hjemmeside, at deres salgsregistreringssystemer er godkendt af Skattestyrelsen. Det er ikke korrekt.
Skattestyrelsen tilbyder ikke leverandørerne at teste deres digitale salgsregistreringssystemer, og godkender derfor heller ikke de enkelte leverandørers digitale salgsregistreringssystemer.
Vi kan derfor heller ikke hjælpe dig med hvilke digitale salgsregistreringssystemer, der lever op til de nye krav.
Det er dog muligt for leverandører af digitale salgsregistreringssystemer at dokumentere, at de overholder kravene i Momsbekendtgørelsen, ved at få udarbejdet en ISAE 3000-erklæring baseret på en skabelon fra Skattestyrelsen.
Skal jeg udskifte eller opdatere mit nuværende salgsregistreringssystem?
Hvis du som erhvervsdrivende er i tvivl om, hvorvidt dit nuværende digitale salgsregistreringssystem lever op til de nye krav, eller kan komme til at leve op til dem med en software-opdatering, skal du henvende dig til din leverandør af dit digitale salgsregistreringssystem for at få det afklaret. Det samme gælder, hvis du finder ud af, at du skal anskaffe dig et nyt digitalt salgsregistreringssystem.
Det er dit eget ansvar, at du pr. 1. januar 2024 har et digitalt salgsregistreringssystem, der lever op til de nye krav.
Husk derfor at spørge din nuværende eller din nye leverandør om systemets tekniske specifikationer, så du bedst muligt sikrer dig, at du ikke beholder eller investerer i en løsning, der ikke lever op til lovkravene.
Sådan tjekker du, om dit salgsregistreringssystem lever op til de nye krav
Nedenfor har vi lavet en liste med de 15 tekniske krav, som dit digitale salgsregistreringssystem skal leve op til, for at overholde de nye lovkrav, der gælder fra den 1. januar 2024.
Hvis du kan svare ja til alle de 15 spørgsmål til dit digitale salgssystem nedenfor, og dit digitale salgsregistreringssystem også lever op til kravene om, hvilke typer af salg der skal kunne registreres, kan du være sikker på, at dit digitale salgsregistreringssystem lever op til de nye lovkrav.
1. Kan salgsregistreringssystemet registrere (logge) alle handlinger i en elektronisk journal?
Alle handlinger via salgsregistreringssystemer skal registreres i systemets elektroniske journal (logges). Transaktionsdata i den elektroniske journal skal signeres digitalt med et OCES-certifikat, som identificerer den erhvervsdrivende eller leverandøren af det digitale salgsregistreringssystem, så integriteten af data i den elektroniske journal kan verificeres i forbindelse med kontrol.
2. Indeholder den elektroniske journal de samme oplysninger, som der står på kassebonen?
Den elektroniske journal skal indeholde de oplysninger, som også skal fremgå af en forenklet faktura eller en kassebon til kunden.
For hver transaktion skal den elektroniske journal desuden indeholde:
a) Oplysning om den erhvervsdrivendes cvr-nummer.
b) Et fortløbende transaktionsnummer, som skal være unikt for den erhvervsdrivende (pr. cvr-nummer).
c) Tidspunktet for købets start og afslutning/afbrydelse.
d) Den anvendte betalingsmetode.
e) Serienummeret på det digitale salgsregistreringssystem, som unikt identificerer salgsregistreringssystemet.
3. Har salgsregistreringssystemet SAF-T som standard filformat?
Salgsregistreringssystemet skal kunne producere en fil direkte fra den elektroniske journal i SAF-T format. Skatteforvaltningen har besluttet at anvende OECD-standarden SAF-T (Standard Audit File - Tax) som standard-filformat for indrapporteringen af salgsregistreringsdata til Skatteforvaltningen.
4. Kan filen overføres digitalt eller udlæses på almindeligt tilgængelige elektroniske medier?
Filen fra den elektroniske journal skal kunne udlæses på almindeligt tilgængelige elektroniske medier eller på anden vis kunne overføres digitalt til myndighederne på forlangende.
5. Kan salgsregistreringssystemet danne en Z-rapport?
Salgsregistreringssystemet skal kunne danne en rapport med dagens omsætning, der, efter registrering i den elektroniske journal, nulstiller salgstællerne m.v., nemlig en såkaldt Z-rapport.
6. Kan salgsregistreringssystemet danne en X-rapport?
Salgsregistreringssystemet skal kunne danne en opgørelse over omsætningen fra sidste gang, der blev dannet en Z-rapport, nemlig en såkaldt X-rapport.
7. Kan salgsregistreringssystemet automatisk registrere betaling med digitale betalingsmidler?
Digitale betalingsmidler som betalingskort, mobilbetaling m.v. skal være koblet til salgsregistreringssystemet på en sådan måde, at betaling med digitale betalingsmidler automatisk registreres i det digitale salgsregistreringssystem som en del af den elektroniske journal.
8. Kan salgsregistreringssystemet registrere salg opdelt efter, hvilken betalingsform der er anvendt?
Salgsregistreringssystemet skal kunne registrere totalsalget separat for hver af de anvendte betalingsmidler, dvs. totalsalg for henholdsvis kontantbetaling, betaling med kort og mobilbetaling m.v.
9. Har salgsregistreringssystemet indbygget dato og ur?
Der skal være indbygget ur og dato, der er justeret i forhold til dansk normaltid. Alle justeringer af tidsangivelse i systemet skal registreres i den elektroniske journal.
10. Har salgsregistreringssystemet tilknyttet en printerfunktion?
Der skal være tilknyttet en printerfunktion, bl.a. til udskrivninger af forenklede fakturaer eller kasseboner, hvis den erhvervsdrivende ikke kan sende kassebonen digitalt til et system, som kunden på forhånd har accepteret.
11. Kan salgsregistreringssystemet udskrive en kassebon, der skelner mellem positive og negative beløb?
Der skal kunne udskrives en kassebon på forlangende, hvorpå der klart skelnes mellem positive og negative beløb. Kravet anses også for opfyldt, hvis salgsregistreringssystemet kan sende kassebonen digitalt til et system, som kunden på forhånd har accepteret.
12. Kan salgsregistreringssystemet registrere salg separat for hver sælger?
Salgsregistreringssystemer, der er beregnet til at blive benyttet af flere sælgere, skal kunne registrere transaktioner og totaler separat for hver sælger, herunder salgets størrelse samt type betalingsmiddel.
13. Kan salgsregistreringssystemet tydeligt markere på kassebonen, om der er tale om en ”test-bon”?
Undervisning af nye medarbejdere i brugen af salgsregistreringssystemet og lignende registreringer, hvor der ikke sker et reelt salg, skal kunne danne kasseboner, der er tydeligt mærket med f.eks. “Test ikke gyldig” eller “ Undervisning – ikke gyldig”, så de ikke på nogen måde kan forveksles med ordinære kasseboner.
14. Har salgsregistreringssystemet en kasseskuffe til opbevaring af kontanter?
Når en virksomhed modtager kontanter, jf. § 81, stk. 1, i lov om betalinger, skal salgsregistreringssystemet være udstyret med:
a) En kasseskuffe til opbevaring af kontanter.
b) Mulighed for vekselkasse (opgørelse over mønt- og seddeltyper).
15. Er salgsregistreringssystemet uden mulighed for at tilføje, redigere eller slette i den elektroniske journal?
Det digitale salgsregistreringssystem må ikke indeholde funktioner, der gør det muligt at tilføje, redigere eller slette oplysninger. Det digitale salgsregistreringssystem må heller ikke kunne sammenkobles eller integreres med software eller hardware, der gør det muligt at tilføje, redigere eller slette oplysninger i den elektroniske journal.
Bemærk: Hvis den elektroniske journal bliver opbevaret hos tredjemand, skal kravene i punkt 2-15 ovenfor ligeledes opfyldes.
Salg betalt med digitale betalingsmidler
Alle digitale betalingsmidler, såsom betalingskort, MobilePay, m.v., skal være koblet til salgsregistreringssystemet på en sådan måde, at betaling med digitale betalingsmidler automatisk registreres i systemet.
Salg betalt med kontant betaling
Det er et lovkrav, at erhvervsdrivende også accepterer kontanter som betalingsform, og derfor vil betalinger med kontant betalingsform også skulle registreres i det digitale salgsregistreringssystem.
Online-salg via egen hjemmeside og online-portaler
Onlinesalg skal, ligesom salg der sker direkte i forretningen, registreres i salgsregistreringssystemet. Det gælder både salg via egen hjemmeside og salg via online portaler såsom Just Eat, Foodora, m.fl. Sker betalingen til virksomheden med digitalt betalingsmiddel, så skal det automatisk registreres i det digitale salgsregistreringssystem. Er betaling sket direkte til online-portalen, da skal dette registreres som betalingsmetode i salgsregistreringssystemet, i lighed med registrering af kontant betaling
Som erhvervsdrivende er det et krav, at du anskaffer dig et OCES-certifikat (Offentlige Certifikater til Elektronisk Service). Det skal nemlig benyttes ved dannelsen af en XML-fil fra dit digitale salgsregistreringssystem på forlangende, hvor filen skal signeres digitalt med et OCES-certifikat udstedt til dig som erhvervsdrivende. Hvis data bliver opbevaret hos leverandøren/tredjemand, og denne fremsender den elektroniske fil på vegne af dig, da signerer leverandøren transaktionsdata med et OCES-certifikat, som de selv har anskaffet sig.
Det er dit ansvar som erhvervsdrivende at anskaffe dig et digitalt salgsregistreringssystem, der opfylder lovkravene i momsbekendtgørelsen. Du kan få en bøde, hvis Skattestyrelsen ved et kontrolbesøg efter den 1. januar 2024 konstaterer, at påbuddet om at benytte et digitalt salgsregistreringssystem, der lever op til de nye krav i momsbekendtgørelsen, ikke bliver overholdt.
For hver gang vi laver en kontrol af en virksomhed, hvor kravene til det digitale salgsregistreringssystem ikke er opfyldt, vil beløbet på bøden stige med 10.000 kr.
Bødetakster:
- Første besøg: 10.000 kr.
- Andet besøg: 20.000 kr.
- Tredje besøg: 30.000 kr.
Virksomheden kan også blive pålagt dagbøder, der løber indtil kravene til det digitale salgsregistreringssystem bliver opfyldt. Dagbøder er på minimum 1.000 kr. pr. dag.
For uddybende og fyldestgørende juridisk information, se Den juridiske vejledning om forenklede fakturaer og kasseboner