Skattefri rejsegodtgørelse: Når din arbejdsgiver udbetaler godtgørelse

For at der er tale om en rejse, er det en forudsætning, at medarbejderen har et midlertidigt arbejdssted, en sædvanlig bopæl og overnatter uden for hjemmet.

Dertil er der to forhold, der afgør, om en medarbejder er på rejse: Afstanden og arbejdet.

Afstanden

Afstanden bliver bedømt ud fra, om medarbejderen ved hjælp af, for eksempel bil, bus eller tog, kan køre mellem sædvanlig bopæl og midlertidigt arbejdssted inden for et tidsrum, der gør det muligt at overnatte på den sædvanlige bopæl. Vi tager udgangspunkt i det hurtigste transportmiddel på den konkrete strækning. Dog forholder det sig anderledes ved tjenesterejser.

Bedømmelsen af transporttiden vil være forskellig alt efter, om medarbejderen selv har valgt det midlertidige arbejdssted, eller om arbejdsgiveren har beordret til arbejdet. I den første situation vil transporttiden blive bedømt ud fra det hurtigste transportmiddel, hvilket næsten altid er bil.

Hvis det er arbejdsgiveren, der har sendt medarbejderen af sted og har tilkendegivet, at medarbejderen skal benytte et bestemt transportmiddel og betaler udgiften, bedømmer vi transporttiden ud fra dette transportmiddel, hvis medarbejderen benytter det.

Arbejdet

Vi ser primært længden af den periode, medarbejderen arbejder på arbejdsstedet samt arbejdsstedets karakter. Jo kortere periode, des mere sandsynligt er det, at der er tale om et midlertidigt arbejdssted.

Arbejdsgiverens arbejdsmæssigt begrundede instruktion indgår i bedømmelsen af, om der er tale om en rejse. Det kan fx være, at medarbejderen:

• skal være tilkaldevagt, og derfor skal blive på eller i nærheden af det midlertidige arbejdssted under tilkaldevagten.
• skal blive på et kursussted om aftenen, fordi de ikke-faglige aktiviteter, der foregår om aftenen, har et teambuilding formål, der har relation til arbejdet.
• har lange eller skiftende arbejdstider, så der er kort tid mellem, at en arbejdsdag slutter, og en ny begynder.

Skattestyrelsens vurdering er konkret for hver medarbejder

Vurderingen er altid konkret for hver lønmodtager og stiller høje krav til medarbejderen, at han overnatter hjemme, hvis det er muligt. Ved arbejde i en begrænset periode forventes det, at medarbejderen kan acceptere en længere afstand mellem sædvanlig bopæl og midlertidig arbejdsplads. Det er altså ikke tilstrækkeligt, at det er besværligt, langt, upraktisk eller dyrt i transportudgifter.

Lønmodtagere samt medlemmer af eller medhjælpere for fx bestyrelser, udvalg, kommissioner eller råd, som ikke får honorarer eller får honorarer, der er A-indkomst, kan få kostgodtgørelse.

Fri kost og frie måltider

Fri kost er, når arbejdsgiver eller arbejdsgivers forretningsforbindelser stiller kost til rådighed. Medarbejderen har altså ikke selv haft udgifter til kosten. Hvis der kun er stillet et eller to hovedmåltider til rådighed, er der tale om frie måltider.

Når medarbejderen får fri kost eller frie måltider, skal kostsatsen nedsættes med værdien heraf.

Fri kost: 75 procent

Fri morgenmad: 15 procent

Fri frokost: 30 procent

Fri aftensmad: 30 procent

For turistchauffører skal satserne ikke sættes ned med værdien af fri kost på rejsen, da de højst kan få 75 kr. for rejser i Danmark og 150 kr. i godtgørelse for rejser i udland.

Udbetaling af kostgodtgørelse

En skattefri kostgodtgørelse dækker alle udokumenterede udgifter på rejsen til måltider og småfornødenheder. For eksempel en avis, kaffe eller udgifter til lokaltransport.

Kostgodtgørelsen bliver udbetalt pr. døgn. Det vil sige, at den skattefri kostgodtgørelse bliver udbetalt, når rejsen har varet 24 timer. Herefter udbetales godtgørelsen  pr. påbegyndt rejsetime.

Varer rejsen for eksempel 20 timer, er det ikke muligt for dig at få udbetalt skattefri godtgørelse. Varer rejsen derimod 40 timer, kan du få udbetalt døgnsatsen plus 16/24 af døgnsatsen.

Hvis du får dine kostudgifter dækket som udlæg efter regning, kan du også få udbetalt en skattefri godtgørelse på op til 25 procent af kostsatsen for den samlede rejse.

Får du honorarer, der er B-indkomst, kan du ikke få skattefri kostgodtgørelse.

Fem vigtige forhold for at få udbetalt skattefri rejsegodtgørelse

Ved nedsat løn kan der ikke udbetales skattefri kostgodtgørelse

En arbejdsgiver kan ikke udbetale rejsegodtgørelse skattefrit, hvis der er aftalt med en medarbejder, at medarbejderen får mindre i løn, mod at medarbejderen til gengæld får udbetalt rejsegodtgørelse, selvom der er tale om en generel lønnedgang under hensyntagen til årets gennemsnitlige rejseudgifter. Stramningen har virkning for aftaler, der indgås eller ændres fra og med den 20. september 2012.

Lønmodtagere der ikke kan få kostgodtgørelse

Nogle lønmodtagere kan ikke få skattefri kostgodtgørelse, da de har særligt skatteordninger.

Det er lønmodtagere, som

• er registrerede erhvervsfiskere, og som i det pågældende indkomstår har valgt at tage havdagsfradrag pr. havdag.
• arbejder på D.I.S.-skibe, og andre som kan bruge reglerne i sømandsbeskatningsloven - gælder også sømænd, der er omfattet af lovens § 3.
• får diverse tillæg og lignende ydelser, fordi de er udsendt af den danske stat.
• får ydelser, fordi de for eksempel er under uddannelse.

Lønmodtagere samt medlemmer af og medhjælpere for fx bestyrelser, udvalg, kommissioner eller råd, som ikke får honorarer eller honorarer, der er A-indkomst, kan få logigodtgørelse.

Hvad dækker logigodtgørelse?

Logigodtgørelse dækker alle udokumenterede udgifter til overnatning på en rejse fx overnatning på hotel, campingvogn eller privat indlogering.

Du kan kun få skattefri logigodtgørelse, når godtgørelsen ikke overstiger døgnsatsen for logigodtgørelse på 256 kr. i 2025 (246 kr. i 2024).

Er logiudgifterne større end logigodtgørelsen, har du i stedet mulighed for at få dækket de dokumenterede logiudgifter efter regning.

Du får ikke logigodtgørelse, hvis du:

• får B-indkomst
• transporterer varer eller mennesker
• arbejder på skibe, fiskefartøjer, luftfartøjer eller installationer, der bruges til efterforskning og udnyttelse af naturforekomster

Udbetaling af logigodtgørelse

Logigodtgørelsen bliver udbetalt pr. døgn, medarbejderen er på rejse. Det vil sige, at den skattefri logigodtgørelse bliver udbetalt, når rejsen har varet 24 timer. Herefter udbetales godtgørelsen pr. fulde døgn.

Medarbejderen kan ikke få skattefri logigodtgørelse, hvis udgifterne til logi helt eller delvist er dækket som udlæg efter regning, eller hvis medarbejderen helt eller delvist har fået stillet frit logi til rådighed på rejsen, for eksempel en lejlighed, et værelse eller en campingvogn. Arbejdsgiveren kan altså ikke samtidig afskrive på driftsmidler fx en campingvogn, medarbejderen bruger ved overnatningen på rejsen.

Ved nedsat løn kan der ikke udbetales skattefri logigodtgørelse

En arbejdsgiver kan ikke udbetale logigodtgørelse skattefrit, hvis det er aftalt med en medarbejder, at medarbejderen får mindre i løn, mod at medarbejderen til gengæld får udbetalt logigodtgørelse, selvom der er tale om en generel lønnedgang under hensyntagen til årets gennemsnitlige rejseudgifter. Stramningen har virkning for aftaler, der indgås eller ændres fra og med den 20. september 2012.

Lønmodtagere der ikke kan få logigodtgørelse

Nogle lønmodtagere kan ikke få skattefri logigodtgørelse, da de har særlige skatteordninger.  

 Det er lønmodtagere, som

• er registrerede erhvervsfiskere, og som i det pågældende indkomstår har valgt at tage havdagsfradrag pr. havdag.
• arbejder på D.I.S.-skibe, og andre som kan bruge reglerne i sømandsbeskatningsloven - gælder også sømænd, der er omfattet af lovens § 3.
• får diverse tillæg og lignende ydelser, fordi de er udsendt af den danske stat.
• får ydelser, fordi de for eksempel er under uddannelse. 

Det er arbejdsgiveren, som skal kontrollere, at alle betingelserne for skattefri rejsegodtgørelse er opfyldt.

Arbejdsgiverens kontrol

Arbejdsgiveren skal føre kontrol med rejsens erhvervsmæssige formål og delmål, antal erhvervsmæssige rejsedage, herunder rejsens start- og sluttidspunkt og beregning af godtgørelsen, herunder hvilke satser der er brugt.

Opfylder rejsen ikke betingelserne, er godtgørelsen skattepligtig A-indkomst for medarbejderen. Også hvis arbejdsgiver ikke har ført kontrollen. Medarbejderen kan i stedet tage fradrag i sin skattepligtige indkomst.

Udbetaling af rejsegodtgørelse

Arbejdsgiver kan opdele godtgørelsen i en skattefri del (satserne) og en skattepligtig del (beløb udover satserne), som arbejdsgiveren medregner i lønnen. Denne opdeling skal ske ved udbetalingen af godtgørelsen.

Satser

Bliver godtgørelsen udbetalt med et lavere beløb end satserne, er godtgørelsen skattefri. I stedet kan medarbejderen få fradrag for forskellen mellem det udbetalte beløb og standardsatsen.

Overstiger rejseudgifterne den skattefri rejsegodtgørelse, kan medarbejderen tage fradrag for forskellen mellem de dokumenterede faktiske udgifter og den udbetalte godtgørelse.

Hvis medarbejderen får udbetalt fast månedlig eller årlig rejsegodtgørelse skattefrit, er det skattepligtig A-indkomst.

Dækning af udgifter til kost og småfornødenheder

Medarbejderen kan få dækket udgifter til kost og småfornødenheder enten ved en skattefri kostgodtgørelse eller ved at kombinere den skattefri kostgodtgørelse med fri kost/frie måltider og dermed en reduktion af kostsatsen. Medarbejderen kan også vælge at få dækket udgifter som udlæg efter regning - eventuelt kombinere med reglen for 25-procentgodtgørelse.

Modregning i bruttolønnen

Medarbejderen kan ikke få skattefri rejsegodtgørelse, hvis godtgørelsen er modregnet i en bruttoløn (løn før skat), som medarbejder og arbejdsgiver har aftalt på forhånd. Det vil sige, at medarbejderen ikke kan få skattefri godtgørelse, hvis lønnen bliver reguleret fra gang til gang i forhold til den udbetalte rejsegodtgørelse.

Dokumentation er vigtig

Udbetalingen af skattefri godtgørelse og arbejdsgiverens kontrol skal være ordentligt dokumenteret. Dokumentation forudsætter, at de nævnte oplysninger fremgår af arbejdsgiverens bogføringsbilag og er synligt kontrolleret af arbejdsgiveren fx i form af underskrift, stempel eller fejlrettelse.

Det er derfor vigtigt, at medarbejderen giver arbejdsgiver de korrekte oplysninger, der skal til for, at han eller hun kan føre kontrollen.

Det er ikke et krav, at du bruger en bestemt blanket. Men det kan være en fordel at bruge den samme systematik fra gang til gang fx i form af et skema eller en fortrykt blanket til rejseafregning.

De fem eksempler på rejsesituationer er vejledende og viser, hvordan og hvornår medarbejderen kan få skattefri rejsegodtgørelse. Bedømmelsen af, hvornår medarbejderen er på rejse, sker efter en individuel vurdering.

Eksempel 1: Ændring i arbejdstid

Lønmodtager A bor i Stubbekøbing og arbejder midlertidigt på et byggeprojekt i Kalundborg. Afstanden i bil er ca. 128 km, og transporttiden er 1 time og 48 minutter. A arbejder 5 dage om ugen fra kl. 07.00 til kl. 15.00. A er ikke på rejse, heller ikke selvom han vælger at overnatte ved det midlertidige arbejdssted.

Fristen for aflevering af det byggeri, som A arbejder på, udløber om kort tid, og byggeriet er forsinket. Derfor har A’s arbejdsgiver beordret de ansatte på overarbejde for at få byggeriet gjort færdigt til tiden, og A begynder at arbejde fra kl. 06.00 til kl. 18.00 mandag til torsdag og fra kl. 06.00 til kl. 14.00 om fredagen. Han kører fra Stubbekøbing mandag morgen og hjem igen fredag efter arbejdstids ophør. Fra mandag til fredag overnatter A i sin campingvogn nær det midlertidige arbejdssted.

Ændringen i A’s arbejdsforhold (arbejdstid) betyder, at A er på rejse, fra han tager hjemmefra mandag morgen, til han kommer hjem fredag eftermiddag.

Det skyldes, at han skal arbejde 12 timer dagligt mandag til torsdag og møde kl. 06.00 fredag. Hans arbejdsforhold betyder derfor, at det ikke er muligt for ham at komme hjem til Stubbekøbing og overnatte.

Eksempel 2: Godtgørelse ved tilkaldevagt

Jens Jensen bor i Odense. Tirsdag sender Jens’ arbejdsgiver ham til Vejle, hvor han skal opstille en maskine hos en virksomhed, som er arbejdsgiverens kunde. Jens er den eneste af arbejdsgiverens ansatte, som har kendskab maskinen.

Jens begynder arbejdsdagen kl. 8.00 med at hente maskinen på arbejdsgiverens virksomhed i Odense. Kl. 8.30 kører han i sin arbejdsgivers bil til virksomheden i Vejle, hvor han bruger resten af arbejdsdagen på at opstille maskinen og instruere virksomheden i at bruge den.

Maskinen er ny og skal køre i døgndrift. Derfor har Jens’ arbejdsgiver bedt ham om at blive i Vejle om aftenen og natten, så han hurtigt kan blive tilkaldt, hvis der skulle opstå problemer.

Onsdag kl. 1.00 er der behov for, at Jens tilser maskinen. Onsdag kl. 7.00 er der behov for, at Jens justerer maskinen. Det tager noget tid, og Jens vender derfor først tilbage til sin arbejdsgivers virksomhed i Odense samme dag kl. 11.00, hvor han afleverer arbejdsgiverens bil og i øvrigt fortsætter med at arbejde til normal arbejdstids ophør kl. 16.00.

Der er ca. 75 km fra Jens’ bopæl i Odense til virksomheden i Vejle. Turen tager ca. 50 minutter i bil. Jens er på rejse, fra han forlader sit faste arbejdssted om tirsdagen, til han vender tilbage til sit faste arbejdssted igen om onsdagen. Dette skyldes, at det på grund af hans arbejdsforhold - tilkaldevagten - ikke har været muligt for ham at komme hjem og overnatte.

Jens’ arbejdsgiver har betalt for overnatning på et hotel i Vejle (frit logi). Jens kan derfor ikke få skattefri logigodtgørelse. Men da Jens selv har betalt for sin kost, mens han har været i Vejle, kan hans arbejdsgiver dække hans kostudgifter skattefrit enten med en kostgodtgørelse efter standardsatsen eller udlæg efter regning. 

Eksempel 3: Godtgørelse ved skiftende arbejdstider

Søren Sørensen bor i Nykøbing Falster og arbejder midlertidigt på et vejarbejde ved Roskilde hver dag fra kl. 7.00 til kl. 15.00. Der er ca. 111 km fra Nykøbing Falster til Roskilde, og det tager ca. én time og 15 minutter i bil.

I ugens løb får Søren nye arbejdstider. Vejarbejdet skal nu udføres om natten, når der ikke er så meget trafik. Onsdag arbejder Søren derfor først fra kl. 7.00 til kl. 15.00, og derefter møder han igen kl. 23.00 for at arbejde til kl. 7.00 torsdag morgen.

Sørens arbejdstider i den pågældende uge ser derfor sådan ud:

Mandag fra kl. 7.00 til 15.00

Tirsdag fra kl. 7.00 til 15.00

Onsdag fra kl. 7.00 til 15.00 (udrejse fra Nykøbing F. kl. 5.45)

Onsdag fra kl. 23.00 til torsdag kl. 7.00 (hjemkomst til Nykøbing F. kl. 8.15)

Torsdag fra kl. 23.00 til fredag kl. 7.00, hvor Søren går på weekend.

Søren har mulighed for at komme hjem og overnatte efter arbejdstids ophør på følgende dage: mandag kl. 15.00, tirsdag kl. 15.00 og torsdag kl. 7.00 og fredag kl. 7.00. Han er derfor ikke på rejse disse dage.

Onsdag er det ikke muligt for ham at komme hjem og overnatte og tilbage til Roskilde igen, inden næste arbejdsperiode begynder kl. 23.00. Søren er derfor nødt til blive i Roskilde for at hvile mellem kl. 15.00 og 23.00, og hans arbejdsgiver kan betale en skattefri rejsegodtgørelse for de udgifter, Søren har til kost og logi i den forbindelse.

På den måde er Søren på rejse, fra han tager hjemmefra onsdag morgen kl. 5.45, til han kommer hjem igen torsdag morgen kl. 8.15.

Eksempel 4: Fri kost og logi

Mette Mogensen bor i Vordingborg, hvor hun arbejder i en virksomhed, som netop har gennemgået en større organisationsændring. Mette er derfor blevet forflyttet til en ny afdeling, hvor medarbejderne ikke tidligere har arbejdet sammen.

Arbejdsgiveren sender Mette og hendes nye kollegaer på personaleseminar i Sorø fra mandag til onsdag. Seminaret er planlagt til at vare fra kl. 9.00 til kl. 18.00 mandag og tirsdag, og onsdag fra kl. 9.00 til kl. 16.00. Formålet med seminaret er dels at tilrettelægge den nye afdelings arbejdsprojekter for det kommende år, dels at teambuilde den nye afdeling.

Teambuilding-aktiviteterne foregår mandag og tirsdag aften og tager afsæt i kunsten som udtryksform. En kunstner holder foredrag, og Mette og hendes kolleger skal også arbejde sammen i kunstneriske workshopper. 

Der er ca. 60 km fra Vordingborg til Sorø, og det tager knap én time i bil.

Mandag og tirsdag er det ikke muligt for Mette at komme hjem og overnatte på grund af teambuilding-aktiviteterne om aftenen. På den måde er Mette på rejse, fra hun tager hjemmefra mandag morgen kl. 8.00, til hun kommer hjem igen onsdag kl. 17.00.

Mette får fri kost og logi, og hun kan derfor ikke få skattefri rejsegodtgørelse. Hun kan dog få 25 procent af kostsatsen til dækning af småfornødenheder. Havde Mette ikke fået fri kost, kunne hun have fået skattefri kostgodtgørelse. 

Eksempel 5: Godtgørelse/fradrag ved hviletidsregler

Jørgen Jørgensen er selvstændig vognmand og bor i Skanderborg. Han har flere ansatte, men han kører også selv som chauffør. Jørgens vognmandsforretning ligger i Århus V. 

Jørgen skal køre potteplanter til en større by i Midtsverige. Jørgen møder kl. 7.00 mandag morgen i Århus V, hvor han skal hente lastbilen og de nødvendige papirer. Kl. 8.00 kører Jørgen fra Århus V, og han befinder sig nu på et midlertidigt arbejdssted (lastbilen), idet et arbejdssted, der bevæger sig i takt med arbejdets udførelse, altid betragtes som et midlertidigt arbejdssted. Jørgens rejse begynder mandag kl. 8.00, når han forlader det faste arbejdssted i Århus V. i lastbilen.

Jørgen skal først hente potteplanterne på et gartneri i Kolding. Han kører derfra over Fyn til København og via Øresundsbroen til Sverige. Undervejs til bestemmelsesstedet holder han pause efter de gældende køre-/hviletidsregler. Mandag aften er han fremme ved bestemmelsesstedet. Han kører ind på en rasteplads, spiser på et cafeteria, og han overnatter i lastbilen. Som det første tirsdag morgen læsser han potteplanterne af hos modtageren. Derefter kører han tilbage mod Danmark.

På hjemvejen tager han færgen fra Helsingborg til Helsingør, da han skal hente et parti varer i Hillerød. Jørgen skal køre varerne til Fåborg og læsse dem af dér. Undervejs på turen fra Sverige holder han de pauser, han skal efter køre-/hviletidsreglerne.

Fra Fåborg fortsætter han mod Århus V. Da han ved 18-tiden når Vejle, er hans køretid ved at være brugt op. Efter køre-/hviletidsreglerne må Jørgen nu ikke køre mere denne dag, og han kører derfor ind på Transportcentret i Vejle for at holde hvil. 

Jørgen er ca. 40 km fra sit hjem i Skanderborg. Det er derfor - på grund af afstanden - muligt for ham at komme hjem, også selv om han har opbrugt sin køretid og derfor ikke må køre længere i lastbilen.

Fordi det altså er muligt for Jørgen at komme hjem og overnatte, afbrydes rejsen tirsdag, når han stopper for at holde hvil (i Vejle). Jørgen kan ikke få beregnet rejsegodtgørelse/-fradrag derefter. At rejsen er afbrudt, betyder dog ikke, at Jørgen nødvendigvis skal tage hjem og overnatte. Skattereglerne siger ikke noget om, at han ikke må blive ved lastbilen, kun at der ikke længere kan blive beregnet rejsegodtgørelse/-fradrag. 

Din arbejdsgiver kan vælge at udbetale skattefri kørselsgodtgørelse for erhvervsmæssig kørsel efter nogle faste satser.

Kørselsgodtgørelse